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メール×AI?AIで解決できるメールのお悩みをご紹介

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メール×AI?AIで解決できるメールのお悩みをご紹介

ネット環境の普及が進んだことで、マーケティングの手法も大きく変化しています。なかでも、メールを使ったマーケティングは幅広い業種で採用されるようになりました。
しかしメールマーケティングではメルマガや営業メールをやみくもに送信するだけでは十分な効果は得られず、高度な戦略が求められるため多くの担当者の悩みとなっているようです。
今回はAIを活用することで解決できる、メールにまつわる悩みをご紹介します。

メール×AIとは

AIとは人工知能のことで、今日ではPCやスマホ・タブレットをはじめ、家電などにも導入されています。このように身近な存在となっているAIですが、「メールとの組み合わせが想像できない」という方もいるのではないでしょうか。
メール×AIは、すでに誰でもすぐに利用できる段階まで普及が進んでいます。

身近なメール×AI「スマートリプライ」

Googleの提供するメールサービスのGmailは、プライベートにおいてもビジネスにおいてもさまざまな用途で使われています。
そんなGmailでも、すでにAIを導入した機能が提供されています。それが「スマートリプライ」す。この機能はすでに2017年から提供がスタートしており、すでに多くのユーザーに使用されています。

「スマートリプライ」は、「過去のやりとりを自動で学習したAIが、返信を作成してくれる」という機能です。受信したメールの内容に応じた返信文が3つ提案され、ワンタッチ・ワンクリックで選択して返信することができます。
毎日多くのメールのやりとりをしていると、簡単な返信だけでも多くの時間を要します。そこで「スマートリプライ」を活用することで、無駄な時間を大幅に短縮することができるのです。

さらに「スマートリプライ」はブラウザではもちろんのこと、スマホアプリでも利用できます。そのため、外出先などでも素早いメール対応が可能です。
このように、すでにメール×AIは私達にとって身近な存在になりつつあります。

お悩み1.クレームメールの対応遅れ

ここからは具体的に、メール×AIによって解決できるお悩みをご紹介します。
まずはクレームメールへの対応遅れです。クレームメールは対応が遅れることで大きなトラブルへと発展する可能性があり、あらゆるメールのなかでも特にスピーディな対応が求められます。
クレームへの対応は企業の信用にも大きく影響し、大切な顧客との関係に亀裂を入れることにもなりかねません。そのため、メール業務のなかでもクレームメールへの対応は特に重要なもののひとつです。

毎日多くのメールを受け取っているとクレームメールが埋もれてしまい、対応が遅れてしまうというケースも少なくありません。

AIでクレームメールをチェック

AIによってクレームメールをチェックすることのできるシステムが登場しています。このシステムはメールの内容をすべて確認し、自然言語のなかからクレームと思われる内容を検出して通知します。リアルタイムでクレームメールを検知して通知することも可能なので、スピーディな対応につながります。
システムによってはクレームと思われるメールを抽出できるのみでなく、内容を解析してクレームの確信度をパーセンテージ表示することもできます。ほかにも、根拠となる文章部分のみを抽出して表示するといった機能を持ったものもあります。
自社に合ったシステムを選ぶことで、クレームメールへの対応スピードをさらに速めることができるでしょう。

お悩み2.メルマガ配信に最適な時間がわからない

メルマガはただ配信すればいいというものではなく、常に成果が求められます。成果にはさまざまな要素が影響しますが、例えば配信時間も重要なポイントです。
しかし、メルマガの配信時間に明確な正解はありません。人によってメールをチェックする時間は異なりますし、ゆっくりと内容を読むことができるタイミングも違います。そのため、メルマガの配信時間の設定は担当者の悩みとなりやすいです。

AIが顧客ごとに最適なメール送信時間を予測

AIを利用することで、過去のデータなどから顧客ごとの最適なメール送信時間を予測することができます。
AIはさまざまなデータを分析することを得意としているため、配信結果データから最適なメール送信時間を予測します。効率的に送信すべき時間がわかり、メールを使ったマーケティングの精度を高めることも可能です。

お悩み3.メルマガの開封率が低い

メルマガは、まず「開封してもらう」という一歩目が非常に重要になります。メルマガが他のメールに埋もれてしまい開封されないというケースは、少なくありません。
メルマガの作成にはもちろんのこと、配信にもコストや手間がかかるため、開封率が低ければ費用対効果も落ちてしまいます。
解決すべきとわかってはいても、「どうすれば開封率をアップできるのかがわからない」ということが悩みになっているケースも多いようです。

AIで効率的なメルマガ配信

AIはユーザーの属性やユーザー個々人が開封しやすいジャンル・時間帯を分析することができるため、あらかじめ適切なテキストやリンクなどを用意しておくことでそれぞれのユーザーに合わせた情報を適切なタイミングで配信することができます。
結果としてメルマガの開封率もアップし、効果を最大限に高めることができます。
逆に開封されなかったメールにおいてもその理由を分析することができるため、今後の配信の際に改善することも可能です。

お悩み4.メールがたくさん来てメールボックスが整理できない

メールは、もっとも一般的な連絡手段のひとつです。
企業のメールアカウントには、各種問い合わせや相談、発注からクレームまであらゆるメールが毎日大量に届きます。
そのためメールボックスがさまざまなメールであふれかえってしまい、重要なメールが埋もれてしまいがちです。
結果として、早く対応する必要のあるクレームメールなどを見落としてしまうケースも少なくありません。

重要なメールを見落としてしまうと貴重なビジネスチャンスを逃してしまうのみでなく、大きなトラブルを引き起こす可能性もあります。
もちろん手作業でメールを仕分けることでメールボックスを整理すれば、ある程度は見落としを防ぐことができます。しかし、人の手による作業となるとその分だけ手間やコストがかかります。加えて人的ミスのリスクもあり、効率的とはいえないでしょう。

AIによって自動でカテゴリ分け

AIを利用することで、メールを自動で「問い合わせ・相談・クレーム」といった形で細かくカテゴリ分けできます。
以前から、「送信者別に仕分けること」は多くのメールソフトやサービスなどで可能でした。ここでAIを活用すれば、内容によって正確にカテゴリ分けすることができます。さらには優先度別に仕分けることができますので、効率よくメールの返信を行うことも可能です。

まとめ

一昔前まで、AIや人工知能というと遠い未来の技術だと思われていました。しかしIT技術の急速な発展によって、すでにAIは私達の生活のさまざまなシーンで活用されるようになっています。メールのやりとりもそのひとつです。
最近ではGmailで利用することのできる「スマートリプライ」をはじめとして、気軽に利用できるメール向けAIもすでに登場しています。
メールは現代のビジネスにおいて欠かすことのできないツールのひとつとなっており、AIをうまく取り入れることで対応の効率化を進め、業務全体を改善できます。自社の現状を見極めたうえで、もっとも適したものを導入してみてください。

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