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メールサービスの種類と違いって何?メールサービスには欠かせないクラウドサービスについても解説

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メールサービスの種類と違いって何?メールサービスには欠かせないクラウドサービスについても解説

メールサービスには、「フリーメール」「プロバイダメール」「独自ドメインメール」の3種類があります。それぞれ利用形態や搭載する機能、メールアドレス自体の社会的信用度が異なります。各サービスの特徴を理解し、用途に合わせて導入しましょう。今回は、メールサービスの基礎知識に加え、近年のビジネスシーンに欠かせないクラウドサービスについて解説します。

メールサービスの種類と用途

メールサービスには、大きく分けて3つの種類があります。ここでは、各メールサービスの特徴と用途をご紹介します。

フリーメール

フリーメールとは、電子メールアドレスの取得および管理機能を無償提供するサービスの総称です。「Google」や「Yahoo!」などのポータルサイトが提供しており、個人情報の簡単な入力のみで利用できます。

フリーメールは本人確認が必要なく、ひとりで複数のアドレスを取得できます。この特性から、メールアドレス自体の社会的信用度が低く、銀行などの公共機関では利用できないことがあります。フリーメールのアドレスは、SNS登録やメルマガ配信で活用するのが無難です。

これまでフリーメールは、セキュリティ面の脆弱性が指摘されてきました。ビジネス用途などもってのほか、プライベートで利用するにも不安なサービスばかりでした。その流れを変えたのが、「Google」が運営する「Gmail」です。強力なスパムフィルタ機能や2段階認証機能をはじめ、無償サービスとは思えないほどセキュリティ対策の強化が進んでいます。業務用メールアドレスに採用する企業も増えており、「Gmail」で顧客とやりとりする担当者も多く見られます。

プロバイダメール

プロバイダメールは、インターネットサービスプロバイダ(以下、ISP)が運営するメールサービスの総称です。その専用アドレスは、ISPと新規契約を結んだ際にセットで提供されます。メールの送信遅延が殆どなく、アドレス変更や追加、スパムメール対策などが充実している有料のメールアドレスです。取得には本人確認が必須となることから、フリーメールに比べて社会的信用度の高いアドレスといえます。銀行口座の開設やネットショップの登録など、信用性が求められるサービスを利用する場合に有効です。

独自ドメインメール

独自ドメインメールとは、「@以降の文字列」に独自ドメインを使用するメールアドレスのことです。例えば、ビジネスシーンにおいて「info@xxx.com」といったメールアドレスを見かけます。これが独自ドメインメールであり、フリーメールやプロバイダメールにはない独自性を主張できます。

独自ドメインメールは各種レンタルサーバーからドメインを取得し、メールサーバーの契約およびネームサーバーを設定することで取得可能です。有料で取得するメールアドレスだけあり、社会的信用度も高い傾向にあります。顧客にメールアドレスを印象付けたい、フリーメール特有の不信感を払拭したい場合に有効です。

メールサービスで使える機能

メールサービスで使える機能

メールサービスで使える機能として、「複数アドレスの使い分け」「メールの転送」「メーリングリスト」の3つが挙げられます。ここでは、それぞれの特徴をご紹介します。

複数アドレスの使い分け

メールアドレスは、用途に合わせて使い分けるのが理想です。例えば、業務用メールアドレスをプライベートでも利用すると受信ボックスが煩雑になります。顧客からのビジネスメール、家族からの返信メールが同時に並び、重要なメールを見落とす恐れがあります。さらに受信メールをフォルダ分けする手間がかかり、受信環境によってはビジネスメールが確認できないなど使い勝手が低下します。

フリーメールおよびプロバイダメールは、ひとつのアカウントで複数のメールアドレスを取得できます。業務用、プライベート用と複数のアドレスを取得し、用途に合わせて運用するのがおすすめです。使い勝手が向上するほか、誤送信にともなう個人情報漏洩リスクを抑える効果も期待できます。

メールの転送

大半のメールサービスは、指定アドレスが受信したメールを別のアドレスに「転送」する機能を備えています。手動での転送はもちろん、アドレスを指定して自動転送するサービスもあります。有効的な使い方として、業務用アドレスが受信したビジネスメールやメルマガをプライベート用アドレスに自動転送する方法が挙げられます。重要なメールアドレスを外出先でも確認できるため、とても重宝するでしょう。なお、メールの自動転送サービスは無料で利用できます。受信環境に応じて有効活用してください。

メーリングリスト

メーリングリストは、複数のメンバーとメールのやりとりができるサービスのことです。「Mailing List」の頭文字を取って“ML”、あるいは“メーリス”と呼ばれます。基本的な使い方、メーリングリストの仕組みは至ってシンプルです。例えば、「xxx.co.jp」というアドレスをメーリングリストに登録し、メンバー全員のアドレスも登録します。ひとりのメンバーが「xxx.co.jp」にメールを送信するだけで、メンバー全員に同じメールが配信されます。いわばグループチャットのメール版であり、ビジネスシーンでは社内のプロジェクトチームにおける情報共有などで使われます。

クラウドサービスとは

クラウドサービスとは

クラウドサービスとは、インターネット経由で各社が運用するサーバーシステムを動かし、さまざまなサービスを受ける仕組みのことです。インターネット環境さえあれば場所や端末を選ばずに利用できます。後述する「クラウドメール」もこれにあたり、利便性の向上や情報共有の活性化、誤送信防止にともなうセキュリティ強化が期待できます。

メールをクラウド化するメリット・デメリット

クラウド化したメールサービスのことをクラウドメールといいます。ここでは、オンプレミス型のメールサービスを比較対象として、メールをクラウド化するメリットとデメリットをご紹介します。

メリット

オンプレミス型メールサービスに比べてストレージ容量が大きく、保存管理も容易です。データがローカル保存されないため、ハードディスクの容量を圧迫しません。また端末が故障しても復旧作業が不要であり、別の端末からすぐにアクセスできます。

オンプレミス型のメールサービスは、社内に設置した端末でしかメールの送受信ができません。一方のクラウドメールは、外出先からパソコンやスマートフォンで利用できます。会社と自宅を往復してメール確認、といった手間も省けるでしょう。さらにアップデート更新が自動でかかるため、セキュリティ対策などにかけていた人的リソースを削減できるのもメリットです。

そしてなによりも、初期費用がオンプレミスに比べて安いという点がメリットになるでしょう。
オンプレミスの場合は、メールソフトを動かすためのサーバ本体などインフラの構築費用がかかってくるため、どうしても初期投資費用が多くかかってしまいます。その点、クラウドメールはサーバなどのインフラ構築のための大きな初期投資は必要なく、利用開始のための初期費用とランニングコストのみの少額投資ですみます。スタートが小規模であればあるほど、そのメリットを教授できます。

デメリット

利用環境によっては、オンプレミス型のメールサービスに比べ、ランニングコストが割高になる可能性があります。なぜなら、一般的なクラウドメールは利用人数や使用ストレージ容量に応じて課金される従量課金制を採用しているからです。企業規模や使用方法に比例してランニングコストが高くなるため、各サービスの料金プランをしっかりと確認してください。

また、現在オンプレミス型のメールサービスを導入している企業は、クラウドメールと上手く連携できない場合があります。API連携を筆頭に、既存のメールサービスとクラウドメールの要件がマッチするか確認してください。

セキュリティ面においては注意が必要です。各クラウドメールサービスのベンダーともに、最新のセキュリティ対策をしている事とは思いますが、それが自社のセキュリティ要件を満たしているとは必ずしも言えません。機密事項や個人情報を取り扱う場合、社内サーバーで管理することを推奨するなど企業のポリシーにもよりますので、運用方法などと照らし合わせて導入前に確認をしっかりと行う事が必要となります。

メールサービスの特徴を理解し、用途に合わせて導入しよう

メールサービスは、特徴を理解した上で用途に合わせて導入することが大切です。業務用メールアドレスならプロバイダメールおよび独自ドメインメール、プライベート用ならばフリーメールと使い分けましょう。ただし、「Gmail」のような高機能かつ利便性の高いフリーメールはビジネスに活かせる余地があります。社内のセキュリティ要件を満たすか精査し、導入を検討してください。

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