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mail delivery systemとは?メールの配信でエラーが発生する原因と対処法を紹介!

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mail delivery systemとは?メールの配信でエラーが発生する原因と対処法を紹介!

メール配信のエラー発生時は、素早い原因解明が大切です。実は、この原因解明に便利なサービスを活用すれば、スムーズに行えるということをご存知でしょうか?エラーメッセージの種類や対処法とともに、その便利なサービスについてみていきましょう。

Mail Delivery Subsystemってなに?

メールを配信した際、「Mail Delivery Subsystem」というメールが返ってくることがあります。これは、Gmailの配信でエラーが発生した際に出現します。送信主が「Mail Delivery Subsystem」で、内容部分には英語の文章がずらりと並んでいるため、一見いたずらメールのようにもみえてしまいます。エラーメールだということがわからず、そのまま無視してしまうという方もいるのではないでしょうか?しかし、その内容部分には重要なメッセージが記載されているので、きちんと読み解く必要があります。

エラーメッセージを読み解く必要性

Gmailから届いたエラーメッセージの内容を読み解くことで、なぜエラーが起きてしまったのかという原因を知ることができます。例えば、一度に大量のメール配信する際にエラーメールばかりが返ってくると、困り果ててしまいます。そんな時、すぐにエラーメッセージの内容を理解することができれば、その原因を素早く解決し、的確に対処することができます。

エラーメールの大半が「配信エラー」

この「Mail Delivery Subsystem」という送り主から届くメールの内容は、大半が配信エラーのものです。「相手のサーバーでブロックされたからメールを届けられなかった。」「送ったメールのサイズが容量オーバーしている。」といった内容で、相手のメールアドレスも一緒に記載されています。

容量オーバーの場合は、添付した画像サイズが大きかったというパターンが多く、画像のサイズを小さくすると配信エラーのメールが返ってこなくなることがあります。しかし、配信エラーの原因は、ブロックや容量オーバーだけではありません。いくつもの種類があるので、正しい解決策を手に入れるためにそれぞれの内容を詳しくみていきましょう。

エラーメッセージと対処法1~メールアドレスが間違っている可能性~

メールアドレスが間違っている際もエラーメッセージが届きます。以下のエラーメッセージがメールの本文に含まれているかどうかチェックすることで、メールアドレスが間違っているかどうか確かめることができます。

@よりも前の部分が間違っている

エラーメッセージ一例

・User unknown
・Invalid recipient
・Invalid user specified

対処法

・メールアドレスを訂正し再配信

@よりも後ろの部分が間違っている

エラーメッセージ一例

・Host unknown
・host not found
・DNS Error

対処法

・メールアドレスを訂正し再配信

エラーメッセージと対処法2~添付ファイルや件名が問題になっている可能性~

冒頭で説明した容量オーバーのエラー内容がこちらになります。以下のようなメッセージが届いたら、すぐに配信したメッセージ内容や添付ファイルの容量をチェックしてみましょう。

メッセージや添付ファイルの容量オーバーにより、相手がメールを受信することができない

エラーメッセージ一例

・Message size exceeds maximum value
・Message is too large

対処法

・複数のメールに添付ファイルを分割して送る
・容量制限を解除して再配信

添付ファイルがウイルスに感染している場合

エラーメッセージ一例

「The file ファイル名 has been infected with the virus ウイルス名」という表現が含まれている

対処法

・添付ファイルのウイルスチェックを実施し、感染しているウイルスを駆除する
・端末全体のウイルスチェックも同様に行う

メッセージが長すぎる場合

エラーメッセージ一例

「Line Too Long」という表現が含まれている

対処法

・ヘッダや本文を短くして再送する
・送信先にサイズ制限を解除してもらう

エラーメッセージと対処法3~相手のメールサーバーや設定の可能性~

相手側の状況が原因で、エラーメールが返ってくることもあります。その場合は相手側に対処してもらう必要があるので、直接伝えるか、電話で連絡するといった方法で伝えなくてはいけません。サイトの会員登録者にメールが送れなくなることもあるので、サイト運営者はそうなる前に、サイト内で注意書きをしておく必要があります。

相手側の受信トレイ容量がいっぱいで、相手がメールを受信できない

エラーメッセージ一例

・Message size exceeds remaining quota
・This account is over quota
・this mailbox is full

対処法

・相手に不要メールを削除して欲しいという旨を伝えて再配信
・相手に受信トレイの容量を増やしてもらい再配信

相手側がPCメールの拒否設定をしている

エラーメッセージ一例

・The error that the other server returned was: 550 Unknown user XXXXX@XXXXXX.XXX

対処法

・相手に受信拒否設定を解除してもらい再配信

送信先のネットワーク・メールサーバーが応答しない

エラーメッセージ一例

・Message could not be delivered

対処法

・送信先に状況を伝えて非応答状態を解消してもらう

なりすましメールとは?

なりすましメールとは、第三者がメールアカウントを不正に乗っ取り、アカウントの所有者に成り代わってメールを送る行為のことです。送信に成功している間は気が付かない場合も多く、不審に思った問い合わせ先がなりすましメールを知らせてくれることではじめて発覚することもあります。加えて、エラーで送信できなかった場合にリターンメールが届くことで気が付くケースも少なくありません。

なりすましメールの手口は巧妙です。例えば、大企業のものによく似せたWebサイトを作成してメール内のリンクからユーザーを誘導したり、取引先に「入金先変更のご連絡」と称して入金先を詐欺グループの銀行口座にすり替えたりするなどさまざまな手法があります。氏名や生年月日、クレジットカード情報などを入力させて個人情報を抜き取ったり、金銭を詐取したりするのが主な目的と言えるでしょう。

もし、なりすましが発覚した際は、使用しているアカウントのパスワードを速やかに変更しましょう。他にも共通のパスワードを使用しているサービスがあれば、念のため併せて変更しておくことをオススメします。

関連記事はこちらなりすましメールとは?例から見る見分け方、確認と対策方法をご紹介

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メールの自動配信システムなら配信エラーの解析や自動停止の機能も

メールを送る相手が1人なら、上記のような配信エラーが起きてもすぐに対処することが可能です。しかし、定期メルマガのように大量配信をするとなるとそうはいきません。では、どうすればすぐに配信エラーの対処を行うことができるのでしょうか?効率的な対処法をお教えするので参考にしてみてください。

メルマガ配信でエラーが返ってきたら…

相手のメールサーバーや設定が原因でメール配信ができない場合は、メルマガを停止する必要も出てきます。しかし、一つひとつのアドレスをいちいち手作業で削除していたら、膨大な時間と手間がかかってしまいます。その場合は「自動配信システム」の活用を考えてみましょう。

配信エラーにもってこいの便利な自動配信システム

当サイトで紹介しているメール配信サービス、「配配メール」で実現可能なことをお伝えします。配配メールには、メルマガ配信で活用できる機能が豊富に取り揃えられています。特に着目していただきたいのが、配信エラーの解析や自動停止が可能な機能です。この機能を活用すれば、送り先のサーバーや設定が原因でエラーが返ってきたメールを、簡単に解析・停止することができます。読者一人ひとりのエラー原因を素早く解析することができるので、時間をかけずに原因をつきとめることができます。また、エラー回数に制限を設けることで、その読者へのメール配信を自動で停止することもできます。このように、自分でエラーメールをチェックして停止するという手間を省くことができるため、効率的なメルマガ配信が可能になるのです。

配配メールの自動配信システム

配配メールは、上記で紹介したエラーメールの自動解析機能の他に、メルマガのテンプレートやHTML形式のメールを簡単に作成することができる機能も取り揃えています。しかし、メルマガ作成で活用できる機能はそれだけではありません。送り先の受信ブロックを回避したり、メルマガには欠かせない効果測定ができたりと、さらに便利な機能が満載です。メルマガの長期的な運用を考えるのであれば、このようなメールの自動配信システムはなくてはならないものと言えるでしょう。

エラーメッセージを把握して効率よい配信を!

エラーメッセージの種類や対処法、そして、便利なサービスを紹介させていただきましたがいかがでしたでしょうか?メールを大量に配信する場合は、エラーメッセージの解析が大きな鍵になります。なぜなら、この部分の作業を行うことで、確実にメールが届く相手にのみ情報を発信することができるからです。これは、効率的なメールマーケティング活動にも繋がります。また、継続的な配信が必要なメルマガでは、配配メールのような便利なサービスの活用をオススメします。

・配信エラー解析・自動停止機能
・テンプレート作成
・HTMLメール作成
・受信ブロック回避機能
・効果測定機能

上記のような機能を利用すれば、以前と比べ物にならないほどスムーズなメルマガ配信が可能となります。

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