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費用や価格だけで決めると危険?メール配信ツール・システム導入時の注意点

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費用や価格だけで決めると危険?メール配信ツール・システム導入時の注意点

メール配信ツールの導入時に、最も重視されがちなのがメール配信費用です。しかし、それだけで導入を検討すると、十分な運用ができない可能性があります。ここではメール配信費用を含め、メール配信システム検討時の4つの注意点について解説します。

注意点1.メール配信費用はいくらなのか

ソフトウェア型とクラウド型の比較

メール配信システムには、ソフトウェア型とオンプレミス型、クラウド型の3種類があります。ソフトウェア型は買い切り形式のものが中心であるため、一度購入すれば継続コストが掛からないことがメリットです。しかし、ソフトウェア型は性能がPCのスペックやプロバイダの回線速度に大きく左右されます。そのため、環境が揃っていないと十分な性能を得られず、逆に性能を最大限に引き出すためには、自社でサーバーの運用保守まで行わなければなりません。このようにコストと性能のバランスを取ることが難しいことから、メール配信費用を抑えつつ、大量のメールを配信することには適していません。
一方、クラウド型は毎月コストが掛かりますが、サービス提供会社が管理するサーバーを使用しています。そのため、社内の環境に左右されずにメールを配信することができます。こうした特徴から、安定して多くのメールを配信する必要があり、メール配信費用も抑えたいならクラウド型を選ぶべきです。

 

システムのメール配信費用

クラウド型メール配信システムのメール配信費用は、メールの数による「従量制」とメールアドレスの数による「定額制」の2種類に分かれています。

・従量制

メールを配信するごとに費用が加算される形式で、配信数に応じてメール配信料金が変わります。従量制はまったく配信をしない月がある企業や、月々の配信数が一定以内で収まりメール配信費用の目安が立てやすい企業に適しています。ただし、大量のアドレスに何通も配信する運用法には向いていません。

・定額制

定額制では、何通配信してもメール配信費用が変わりません。そのため、メルマガ配信やステップメールの配信など一定数のユーザーに大量のメールを配信することに適しています。ただし、配信数がそれほど多くない場合には向いていません。

メール配信システムの導入目的は、メルマガ配信やステップメール配信など大量配信が必要なケースであることが多いです。そのため、従量制と定額制を比較すると定額制が有利です。

注意点2.セキュリティ管理は万全か

 

メールのセキュリティリスク

情報処理推進機構から「情報セキュリティ10大脅威2018」が発表されています。この発表によると、個人の脅威1位は、「インターネットバンキングやクレジットカード情報等の不正利用」、組織の脅威1位は、「標的型攻撃による被害」です。これらの被害は、どちらもメールでのウィルス添付などの標準型攻撃が中心であり、いまだメールによる被害が蔓延していることが分かります。
さらに組織の脅威3位には、初めて「ビジネスメール詐欺」がランクインするなど、ウィルスだけではなく、メールを使った詐欺も増加中です。また同発表では、ビジネスでよく使用されているWord形式のファイルで脆弱性をつくケースも報告されており、メール攻撃の手口が巧妙化していることが分かります。こうした被害から自社・取引先・顧客を守るために、ただメール配信費用が安いだけではなく、セキュリティ管理も優れたシステムを導入すべきです。

 

メール配信システムのセキュリティ

メール配信システムのセキュリティで最も重要な点は、Pマーク取得の有無です。Pマーク(プライバシーマーク)は、JIS規格に基づいて、「個人情報の保護措置を適切に講じている事業者」に認定されるマークです。Pマークの認定を受けていないメール配信システムでは、セキュリティ管理に疑問が残ります。そのため、多くの個人情報を扱う企業で使用するメール配信システムは、必ずPマークの認定を受けた事業者が提供しているシステムを選ばなければなりません。
さらに個人情報の扱いの他に、データのバックアップや災害対策も万全に行われていることを確認することが重要です。地震や津波など大規模災害により、メールサーバーへの電力供給が遮断されたり火災によりサーバー本体がダメージを受けたりする可能性も視野にいれなければなりません。こうした事態が発生したときに備え、定期的なバックアップ取得や非常電源の確保をしているかどうかといった点も確認する必要があります。メール配信費用だけではなく、こうした安全への措置も含めて料金を検討することが重要です。

 

注意点3.メールが確実に届くか

メール配信は到達率が重要

第3の注意点は、メールの到達率です。配信したメールは、すべてが無事に届くとは限りません。場合によっては不達が発生してしまう可能性があります。メールの不達が発生してしまう主な原因は、配信エラーと迷惑メールフォルダへの振り分けの2種類です。配信エラーの発生は、アドレスの入力ミス、配信先のアドレスが解約されていて存在しない、などの理由が考えられます。
さらに、こうしたエラーが発生しているアドレスに何度も配信していると、迷惑メールフォルダへ振り分けられてしまう理由にもなるため注意が必要です。具体的な仕組みは、何通も届かないメールを配信していると、プロバイダのブラックリストに登録されてしまいます。また配信エラーが起こっていない場合でも、同じIPアドレスから迷惑メールが送信されていると、同じく迷惑メール業者だと判断されてしまい、配信先に届かなくなってしまう恐れがあります。

到達率の高いサービスの特徴

不達を防ぐために各社が行っている仕組みの中から、特に有効性が高い仕組みを取り上げます。1つめは、エラーメール処理機能です。エラーが発生したアドレスへの配信を自動的に停止することで、ブラックリストへの登録を防ぎます。2つめは配信元のIPアドレスを分散させる仕組みです。違ったIPアドレスから配信することで、迷惑メール業者だと判断されることを避けます。逆に言えば、こうした取り組みをしていない格安のサービスでは、不達率が高いことがデメリットです。メール配信の手段を選ぶときは、不達への取り組みが行われているかどうか確認しましょう。

注意点4.オプションは充実しているか

メール配信のオプション

メール配信費用が安くても、利用できる機能が少なければ活用することはできません。不便なシステムを無理に使うことで作業に手間取ったりオプションがあっても別料金だったりすることで、余計なコストが必要になることもあります。こうした事態を回避するために、メール配信システムにはどのようなオプション機能が搭載されているのか、事前に知っておくことが重要です。

オプションの代表例

メール配信システムで必須のオプション機能は、効果測定やAPI連携です。効果測定は、メールの開封率やクリック率を測定する機能のことです。外部ツールを導入するには、複雑な設定が必要になり、業務が煩雑化するため、メール配信システムに組み込まれているかどうか、必ず確認しておかなければいけません。
次にAPI連携機能とは、メール配信システム以外の機能を共有できる仕組みのことです。メールの配信は、ホームページでのメルマガ登録フォームの設置や既存のデータベースとの共有化など、他のシステムとの連携が重要とされています。クラウド型のシステムを提供する事業者は、メール配信システム以外のクラウドアプリを提供していることもあるため、既存システムとの連携あるいは刷新についても相談できるか確認しておきましょう。そして、これらのオプション機能に加えて、電話サポートが充実していることも検討すべき要素です。システムに不具合が発生したときや機能を十分に使いこなせていなかったりするときに、すぐに対応できるかどうかで業務効率は大きく左右されます。

メール配信は総合的な比較が必要

メール配信システムは、メール配信費用の額面だけの安さで判断すると、実際の運用で滞りや情報流出などの致命的なリスクが発生してしまう可能性があります。メール配信システムは配信性能、セキュリティ、オプション機能など総合的な観点から比較検討を行いましょう。

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