「公益財団法人こども教育支援財団 東京大志学園様」
の配配メール導入事例
はじめに
－配配メールBridgeについて
ラクスが提供する「配配メールBridge」は、だれでも新規顧客開拓ができるMAプランです。商談獲得に特化した機能や、シンプルな設定画面に加え、専任担当による無償の導入活用支援により、はじめての方でもかんたんに新規顧客開拓活動にお取り組みいただけます。
－東京大志学園様について
東京大志学園様は内閣府認定の公益財団法人こども教育支援財団が運営している、小中学生を対象としたフリースクールです。20年以上の歴史と実績を持ち、数多くの不登校の子どもたちとその家族を支援しています。今回は、広報業務を担当されている高橋様にお話を伺いました。
Webフォーム機能と使い勝手の良さが決め手
―配配メールBridgeの導入背景を教えていただけますか。
東京大志学園の広報活動は、常勤1名とサポートスタッフ2名の合計3名のみで行っているため、なるべく日々対応する作業を減らし、効率化を図りたいという目的がありました。また、ホームページ上にお問い合わせフォームを設置したいとも考えていたので、シンプルな操作でWebフォームの設置や編集ができて、メール配信まで一貫して行うことができる配配メールBridgeを利用することにしました。
実は他のサービスもいくつか検討したのですが、フォームを作成する機能が付いていなかったり、反対に機能が充実していても使いこなすのが難しかったり費用が高かったりで、一番フィットしたのが配配メールBridgeでした。
―主に、どのような業務において配配メールBridgeをご活用されていますか？
オンラインセミナーを定期的に開催しておりまして、セミナー申し込みフォームの作成からお申し込みいただいた方へのリマインドメールの配信まで、配配メールBridgeで実施しています。また、セミナー集客においてポップアップ機能も活用しています。
セミナー申込者へのメール配信を自動化！
年間約90時間の工数を削減
―具体的に、どのような運用をされているのでしょうか。
まず、フォームからお申し込みがあった際に自動返信をするサンクスメールを活用しています。サンクスメールに、対象のオンラインセミナーの視聴方法などを記載しておくことで、都度対応の工数をかなり削減できました。
また、オンラインセミナーにお申し込みいただいた方へ送付するリマインドメールの自動化も行いました。フォーム自体を配配メールBridgeで作成しており、紐づけているメール配信グループへ自動的に登録されるので、申込者リストを手作業でメール配信システムに登録する必要がないんですよね。
東京大志学園は年間スケジュールが明確なので、すでに1年分のリマインドメールの配信を年度はじめに設定済みなんです。年間換算で、約90時間もの作業時間を削減できました。
まとめて設定すると操作を覚えて慣れることもあり、結果的に効率が上がることを実感しました。先々の行事の見通しが立っている企業と相性がいい運用方法だと思います。
―業務効率化の面で、どんなメリットがありましたか？
スタッフは私を含めて全員子育て中のママなので、どうしても夕方以降の対応が難しいんです。あらかじめ設定しておいて都度都度の作業をなくすことで、ターゲット層にもっとも読まれやすい18時〜19時台の配信も実現できています。ターゲット層に合わせた対応が事前の設定で実現できる点は非常にありがたいです。
日程調整機能で、担当者・利用者双方の調整をスムーズに
―日程調整機能についてもご利用いただいているそうですね。
個別相談枠の運用を日程調整機能で行っています。これまではスケジュールを確認して、空き枠を手作業で一つひとつ登録しなければならなかったのですが、日程調整機能はNG日時をカレンダーに登録するだけで、空いている日時が自動で面談可能枠として提示されるので、結果的に日中の枠数を増やすことができました。
お客さまの立場で考えると、より多くの候補枠があったほうが予定を調整しやすいので、双方にとって運用しやすい機能だと感じています。
―さまざまな機能をご利用いただいていますが、配配メールBridgeの設定難易度はいかがですか？
Webフォームを設置する際のタグの埋め込みなど、専門的な部分については社内の担当部署と連携して進めましたが、その他のメール配信や日程調整機能などについては、IT領域に長けていなくても操作が可能だと思います。
私自身も以前はまったく別の仕事に携わっていたので、ITに関する知識が豊富にあるわけではないんです。配配メールBridgeでは、カスタマーサポートの方が初期設定から運用まで丁寧に伴走してくれるので心強かったです。
ホームページのリニューアルと配配メールBridgeの設定を同時に進めていたので、リソースが限られていたなか、スムーズに運用フェーズへ移ることができました。
―今後の活用展望について、お聞かせいただけますか。
現状は保護者の方へ向けた配信のみ行っているので、今後は不登校の子どもたちや、教職員など、他のセグメントにも幅を持たせたアプローチを充実させたいですね。
すでにホームページ上には他セグメントに向けたコンテンツがあるのですが、ただ掲載しているだけではもったいないので、見ていただけるよう上手く誘導する流れをつくりたいと思っています。
不登校の子どもたちに向けたフリースクールの数はどんどん増えていて、内容も多様化しています。東京大志学園のようにのびのびとした環境を求める保護者の方やお子さまに向けて、今後も情報発信をしていきたいと思っています。
―ありがとうございます！引き続き、さまざまな機能の活用をサポートさせてください。
