Googleフォームで無料&簡単スケジュール調整！営業・マーケ向けアポ効率化マニュアル

営業やマーケティングの現場で意外と時間を取られるのが「日程調整」。たった1件のアポ設定でも、複数回のメールやチャットのやりとりが必要になることはよくあります。そんな時、無料で使えて簡単に導入できる「Googleフォーム」は、日程調整の手間を大きく減らす手段になります。

この記事では、Googleフォームを使ってスムーズにアポイントを取る方法を、具体的な手順・テンプレート活用・メール連携・一括配信まで、すぐに使えるノウハウとして解説します。

また、Googleとシステム連携して、業務効率化できるツールも紹介します。「もっと効率よくアポを取りたい」「日程調整の手間を減らしたい」という人は、ぜひ参考にして下さい。

営業やマーケティングの現場で意外と時間を取られるのが「日程調整」。たった1件のアポ設定でも、複数回のメールやチャットのやりとりが必要になることはよくあります。そんな時、無料で使えて簡単に導入できる「Googleフォーム」は、日程調整の手間を大きく減らす手段になります。

この記事では、Googleフォームを使ってスムーズにアポイントを取る方法を、具体的な手順・テンプレート活用・メール連携・一括配信まで、すぐに使えるノウハウとして解説します。

また、Googleとシステム連携して、業務効率化できるツールも紹介します。「もっと効率よくアポを取りたい」「日程調整の手間を減らしたい」という人は、ぜひ参考にして下さい。

スムーズなアポ調整を実現！アポ調整機能付き多機能ツール「配配メールbridge」

Googleフォームで日程調整を行う3つのメリット

日程調整の手間を最小限にする手段として、Googleフォームは有効な手段のひとつです。ここでは、営業やマーケティングの現場でGoogleフォームを活用することで得られる3つの主なメリットをみていきましょう。

無料で使えて誰でも回答できる

ひとつ目のメリットは、回答者側にGoogleアカウントがなくても入力できることです。フォーム作成者はGoogleアカウントが必要ですが、回答者は基本的にアカウントがなくても回答できます。

また、個人・法人問わず利用料が必要ないため、予算を気にせず導入できるのも強みです。パソコン、スマートフォン問わずいつでもアクセスでき、場所を選ばず情報入力してもらえます。無料で、ユーザー登録も不要。つまり、誰にとっても使用しやすいツールであることがGoogleフォーマットの魅力といえます。

社内外の関係者とスムーズに情報を共有できる

フォームのURLをメール・チャット・SNSで共有できるため、相手とのやりとりが簡単にできることもGoogleフォームのメリットです。氏名・連絡先・希望日など、アポに必要な情報を一度に取得できます。

URLひとつで複数人から同時に回答を回収できるため、個別のやりとりが不要です。特に複数名との予定調整をする場合、1人ずつメールをやり取りするよりも圧倒的に効率的といえます。Googleフォームでの質問内容は一括配信でき、回答を一括回収できるため、日程調整の時間を大きく削減できます。

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スプレッドシートで回答を自動集計できる

Googleフォームで収集された回答は、送信と同時にGoogleスプレッドシートに自動で転送されます。この仕組みにより、入力内容を手動で整理したり転記したりする手間がなくなり、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

例えば、イベントやミーティングの日程調整では、複数の参加者からの希望日時を瞬時に一覧で確認できるため、どの日程が最も都合が良いかを迅速に判断できます。Googleフォームの管理画面上では、各回答の内容や件数の変化をリアルタイムで確認でき、日程調整の進行状況を常に把握することが可能です。

さらに、Googleスプレッドシートの機能を活用すれば、特定の日時に希望が集中しているかを条件付き書式で色分けしたり、関数を使って集計したりすることも簡単に行えます。フィルター機能を使えば、特定の条件に合う回答だけを絞り込むこともでき、複数人のスケジュールを効率よく整理するのに最適です。

この様に、Googleフォームとスプレッドシートの連携により、回答の収集から整理、分析までを一括で自動化でき、日程調整のスピードと精度を大幅に向上させることができます。

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Googleフォームで日程調整する5つのデメリット

Googleフォームは無料で手軽に使える反面、日程調整の手段としては使いづらい場面も多く、以下のような注意点があります。

主な5つのデメリットは以下です。

• Googleドライブの容量に限界がある
• セキュリティに不安がある
• 問い合わせ対応ができない
• スマホから結果を確認しにくい
• Googleアカウントが必要になる

それぞれの問題点と対策を詳しく見ていきましょう。

Googleドライブの容量制限がある

Googleフォームで集めた回答はGoogleドライブに保存されます。無料プランの容量は1ユーザー当たり15GBで、GmailやGoogleドキュメントのデータもこの中に含まれます。

容量がいっぱいになると、新しい回答が保存できなくなる恐れがあるため、古いフォームや不要なファイルは定期的に削除するなどの対応が必要です。もしくは、有料プランで容量を拡張する必要があります。

セキュリティに不安がある

Googleフォームは、誰でも簡単にアクセスできてしまう仕組みのため、誤って関係のない相手に共有してしまうと、意図しない人から回答が届く恐れがあります。さらに、フォーム内の情報が第三者に悪用される可能性もゼロではありません。フォームを共有する相手は慎重に選んで下さい。

また、万が一内容が外部に漏れても問題ない構成になっているか、事前にチェックしておくことが重要です。加えて、フォームには個人情報や機密情報を含めない、アクセス制限をかける、期限付きで利用するなど、リスクを下げる運用ルールを徹底することが求められます。セキュリティ対策は「万が一」に備える意識が欠かせません。

問い合わせへの対応ができない

Googleフォームは情報を収集するためのツールであり、回答者とのやり取りや返信といった双方向の機能は備わっていません。問い合わせ内容のステータスを管理したり、個別に対応した履歴を追うこともできないため、問い合わせ管理ツールとしては力不足です。顧客とのやり取りやスケジュール調整の中で、細かな対応が求められるケースでは、運用に限界が出てきます。

コミュニケーションが前提となる対応には、チャットツールやCRM、専用の問い合わせ管理システムなど、目的に合ったサービスを併用することをおすすめします。

メールでの問い合わせ管理は「メールディーラー」

スマートフォンから回答結果が確認しにくい

Googleフォームの回答は基本的にスプレッドシートで確認する必要があります。スマートフォンの小さな画面ではスプレットシートの表示が見づらく、スクロールや拡大縮小を繰り返すことになりがちです。その結果、誤操作や情報の見落としが起きやすく、外出先での確認作業がストレスになることもあります。

正確に内容を確認したい場合は、できるだけパソコンで回答結果をチェックしましょう。特に複数の項目や大量の回答がある場合は、PC環境での作業が効率的です。

ログインが必要な設定にすると回答のハードルが上がる

Googleフォームはログインする必要なく使用できるものの、Googleアカウントでのログインを必須にする設定もあります。この設定を有効にしていると、回答者はログインを求められるため、アカウントを持っていない人や、ログイン作業が面倒に感じる人は、そこで離脱してしまうかもしれません。また、ログインに伴う個人情報の取得を懸念して、回答を控えられるケースも考えられます。

回答のハードルを下げるには、ログイン不要に設定するのが有効です。ただしその場合、誰が回答したかの特定が難しくなり、内容管理や重複防止などの面で手間がかかることもあります。

なお、フォームを作成する際に特に設定を変更しなければ、ログイン不要の状態で利用できます。つまり、ログインが必須になるのは、フォーム作成者がその様に設定した場合に限られます。

Googleフォームで日程調整フォームをつくる手順

まずは、フォームをつくる前に以下の3点を整理しておくとスムーズです。

1.調整対象者の数
1対1の調整なのか、複数人との調整が必要なのかを明確にしておきます。調整人数によって、質問の形式や管理方法が変わります。

2.日程候補の提示方法
　候補日を「選択式（ラジオボタン・チェックボックス）」にするか、「自由記述」で入力してもらうかを決めましょう。選択式は集計がしやすく、自由記述は柔軟に対応できます。

3.回答期限や通知方法
フォームの締切をいつにするか、回答があった際に通知メールを受け取るかどうかも事前に考えておきましょう。

ここでは、Googleフォームを使ってスムーズに日程調整を行うための具体的な手順を紹介します。作成前に確認すべきポイントから、実際の設定方法、回答の確認までを順を追って解説します。

手順1.日程候補を質問として入力する

まず、候補となる日程をフォームに追加します。
質問形式は「チェックボックス」または「ラジオボタン」を選び、以下の様に入力しましょう。

例： ・〇月〇日（火）10:00〜 ・〇月〇日（火）14:00〜 ・〇月〇日（水）11:00〜

チェックボックス形式を使えば、複数の候補にチェックを入れられるため、参加者の希望に柔軟に対応しやすくなります。

手順2.回答者の情報（氏名・メールアドレス）を取得する

次に、調整対象者が誰なのか分かるよう、以下のような質問を追加します。

• お名前（記述式）
• 会社名（記述式）
• メールアドレス（記述式）

また、フォームの設定から「メールアドレスを収集」にチェックを入れると、自動的にGoogleアカウントのメールアドレスを取得できます（社内などクローズドな利用におすすめです）。

ただし、個人情報を扱う場合は、目的を明記するなど最低限のプライバシーの配慮も忘れずに意識して下さい。

手順3.回答の集計・確認をする（スプレッドシート連携）

フォーム編集画面の「回答」タブに移動し、スプレッドシートのアイコンをクリックすると、回答内容が自動でスプレッドシートに連携されます。

この一覧表を使って、参加者の希望日程をリアルタイムで確認可能です。 条件付き書式やフィルターを使えば、人気の日程を簡単に見つけ出すことができ、効率的に最適なスケジュールを決められます。

【活用シーン別】Googleフォームテンプレートを活用するコツ

Googleフォームには、用途に応じたテンプレートを活用することで、作成の手間を省きつつ、使いやすいフォームを素早く用意できます。ここでは、シーン別に便利なテンプレートの活用ポイントを紹介します。

営業活動（アポ取り）用テンプレート

営業先との初回打ち合わせや商談日程の調整にぴったりのテンプレートです。
例えば「ご希望の面談日時を選んで下さい」といった選択式の質問に加え、「会社名」「担当者名」「連絡先」などの基本情報入力欄を組み合わせることで、必要な情報を効率よく収集できます。日程調整と顧客情報の取得を同時に行えるのがポイントです。

社内会議や1on1用テンプレート

チーム内での1on1ミーティングや定例会議の調整にもGoogleフォームは有効です。あらかじめ候補日を設定しておけば、参加者は自分の都合の良い時間帯を選ぶだけで済みます。
また、Google Workspaceを活用している場合は、Googleカレンダーとの同期を検討することで、スケジュール管理がさらにスムーズになります。

セミナー・イベント申込用テンプレート

複数日程で開催するセミナーやイベントの申込受付にもテンプレートが活躍します。
参加希望日を選択式で提示することで、参加者は希望日を簡単に選べます。また、当日の準備や対応を円滑にするために、「事前に聞いておきたいこと」「参加目的」などの自由記述欄を設けておくのもおすすめです。

Googleフォームを使ったメールの送り方

Googleフォームは情報収集に便利なツールですが、メールと組み合わせることで、営業活動や日程調整の効率をさらに高めることができます。ここでは、営業メールにフォームを添付する方法や、実際に使えるメール文例を紹介します。

営業メールにGoogleフォームを添付する方法

Googleフォームをメールで送るのはとてもシンプルです。フォーム作成後に発行されるURLを、メール本文に貼り付けるだけで送信可能です。

さらに、以下の工夫を加えると信頼性やクリック率の向上が期待できます：

短縮URLの使用：URLが長過ぎると怪しまれることがあるため、「bit.ly」などで短縮すると見た目もすっきりします。

カスタムドメインを使用：自社ドメインにリダイレクト設定をすることで、信頼性がアップします。

メール配信ツールを活用：配配メールBridgeなどのツールを使えば、「開封」「クリック」などの効果測定が可能になり、営業活動の改善に役立ちます。

日程調整フォーム付きメール文例（営業・セミナー用）

実際の送信時に使える、シンプルかつ丁寧なメール文例をご紹介します

件名： 【日程調整のお願い】ご都合の良いお時間をお知らせ下さい 本文： お世話になっております。 このたびはお打ち合わせのお時間を頂戴したく、ご連絡させて頂きました。 下記フォームにてご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。 ▼日程調整フォーム https://forms.gle/xxxxx お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

この様に、Googleフォームを使えば、相手にも手間をかけずに必要な情報をスマートに取得できます。営業やイベント運営など、さまざまな場面で活用してみて下さい。

関連記事はこちら【例文あり】日程調整メールの書き方やメールを送るときのマナーを解説

「配配メールbridge」で一斉送信＆アポ取得を効率化

「大量の見込み顧客にアポ打診のメールを送りたい」「日程調整をスマートに済ませたい」といった課題が営業活動にはあります。Googleフォームの活用だけでは難しい課題を解決するには、配配メールBridgeとGoogleフォームの組み合わせが有効です。そこで、配配メールBridgeの仕組みと活用のコツをご紹介します。

配配メールBridgeで一括配信できる仕組み

配配メールBridgeでは、GoogleフォームのURLをHTMLメール内に埋め込んで配信することが可能です。顧客リストに対して一斉にメールを送信し、フォーム経由で取得した回答データを一括で管理できます。これにより、手作業でのやり取りを削減し、顧客対応のスピードと正確性が大きく向上します。

配配メールBridgeに搭載している、トリガーメール機能は、予め指定したWEBページに来訪した顧客にメールを自動配信できます。管理者側もページに来訪した人を通知できるため、即時フォローが必要な顧客にアプローチすることが可能です。

来訪を感知したいWEBページへ来訪タグを埋め込み、管理画面上のカンタンな設定を行うだけで利用することができます。

トリガーメールの詳細はこちら

関連記事はこちらトリガーメールを活用して問い合わせを月80件獲得した事例をご紹介！

クリック率・返信率を上げるメールの書き方の例

なお、一斉送信メールで成果を出すには、件名と本文の工夫が重要です。

件名は「【〇〇様へ】〇〇に関するご案内」など、差出人の明記と目的がひと目で伝わる文面が効果的です。

本文は「フォームの入力は1分程度です」「◯月◯日までにご回答下さい」といった所要時間と締切の明示で対応してもらうためのハードルを下げます。さらに、Googleフォームのリンク直下にCTAボタン（例：「こちらからご回答下さい」）を設置するとクリック率がアップします。

配配メールBridgeには、フォーム作成機能が搭載されています。資料請求フォームやアンケートフォームといったWebフォームを、ノーコードで簡単に作成できる機能です。
作成したフォームは、Webサイトに埋め込んだり、URL化して共有したりすることができるためスムーズな運用ができます。

「フォーム作成機能」をもっと知る＞

Googleフォームとの相性と活用ポイント

Googleフォームは、特に「日程調整」や「初期ヒアリング」のようなライトな情報収集に向いています。そこに配配メールBridgeを組み合わせることで、ターゲットへの一斉アプローチ → 回答の自動集計 → アポ取得までを一気通貫で効率化できます。

その他の機能と導入メリット

「配配メールBridge」は、営業やマーケティングに特化した高機能なメール配信ツールです。HTMLメールの作成やステップ配信、開封・クリック率の自動集計といった機能を標準搭載しており、誰がいつメールを開封したのか、どのリンクをクリックしたのか、さらにはクリックまでにかかった時間までを詳細に把握できます。

これにより、施策ごとの反応をリアルタイムで分析し、改善サイクルを加速させることが可能です。Googleフォームと組み合わせることで、アポ打診や日程調整の回答も自動で集計でき、営業活動の自動化・効率化に大きく貢献します。

さらに、配配メールBridgeは顧客の属性や反応状況に応じて、柔軟なメール運用ができます。例えば、初回メールでGoogleフォーム付きの打診を行い、未回答者には自動でリマインドメール、回答済みの顧客には次の案内を送信する、といった段階的なアプローチも設定できます。

これにより、見込み顧客の状況を可視化し、対応モレや手動対応によるミスを削減します。営業チームのリソースを効率よく使いながら、成果に直結する活動のサポートが可能です。
配配メールBridgeの導入に興味がある場合は、以下の公式サイトにお問い合わせ下さい。

3分でわかる配配メールBridgeの製品資料のDLはこちらから

Googleフォームを使用した日程調整でよくあるQ&A

Googleフォームを使った日程調整は手軽で便利ですが、実際の運用においては「どう設定すればいいの？」「決まった日程はどう伝えるの？」といった疑問が出てくることもあります。ここでは、よくある質問とその対応方法をまとめました。

複数人と一斉に予定を調整するには？

複数名の予定を一括で確認する場合は、チェックボックス形式で日程候補を設定するのが便利です。これにより、回答者は自分が参加可能な日時を複数選択できるため、後から共通の空き時間を回答一覧から抽出しやすくなります。スプレッドシートとフィルター機能を組み合わせれば、候補日の集計もスムーズです。

日程が決定したあと、どうやって通知ればいいの？

最終的に確定した日時は、回答内容から集計して決定し、メールなどで手動連絡するのが一般的です。よりスマートに通知したい場合は、Googleカレンダーの招待リンクを作成し、対象者に個別送信する方法もあります。メールテンプレートを用意しておくと通知作業の時短にもつながります。

スマホやタブレットでも作れる？共有できる？

はい、Googleフォームはスマートフォンやタブレットからでも編集・回答の両方に対応しています。移動中の作業や外出先での確認にも便利です。モバイル最適化されたテンプレートを使えば、スマホ表示でも見やすく、操作ミスのリスクも軽減できます。共有もURLを送るだけで完了します。

まとめ｜無料ツール×メール配信でアポ取得の手間を最小限に

Googleフォームは、無料ながら高機能で、日程調整業務の効率化に最適なツールです。さらに「配配メールBridge」と組み合わせれば、アポ打診・回答取得・管理までをワンストップで実現可能です。

営業やマーケティングの現場で「アポ調整に時間をかけたくない」と思っている方にとって、手軽に始められるベストな選択肢といえるでしょう。