【例文あり】日程調整メールの書き方やメールを送るときのマナーを解説

日程調整は、ビジネスにおいて重要な役割を持ちます。用件がしっかり伝わっていなかったり、相手に対して失礼な内容になっていたりすると、ビジネスチャンスを失うことにつながりかねません。
今回は、日程調整メールの書き方やメールを送るときのマナーについて解説します。その他、日程調整メールの例文もご紹介するので、業務にお役立て下さい。

日程調整メールの重要性

商談や社内外での会議などあらゆるビジネスシーンにおいて日程調整は重要な業務の一つです。

日程調整がスムーズに進むか、進まないかでビジネスにおける成果は変わってきます。例えば、営業商談のシーンでは、日程調整メールの対応が遅い、または不適切だと見込み顧客から問い合わせや接触があった場合でも機会損失につながる可能性があります。

このようなリスクを避けてビジネスで確実に成果を出していくためには、日程調整メールのポイントや基本的なマナーを事前に理解し、相手とスムーズなやりとりを実現することが大切です。

日程調整メールの基本的な書き方・構成

ビジネスシーンで日程調整メールを送る際は、相手が内容を理解しやすいことはもちろん、相手を不快にさせない気遣いが欠かせません。そのためにも、基本的な書き方や構成に沿ってメールを作成する必要があります。

日程調整メールを作成する際の基本的な構成は、以下の通りです。

• 件名
• 宛名
• 名乗り・挨拶
• 用件
• 結び・署名

ここでは、構成ごとに記載すべき内容について解説します。これらは、日程調整メール以外のビジネスシーンでも活用できるため、知識を身につけておくと便利です。相手に失礼にならないよう、しっかり理解して起きましょう。

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件名

最初に書くのが、件名です。件名には、「自分が何の用件でメールを送っているのか」を記載しましょう。相手はメールの件名を見て、どのような内容のメールかを判断するため、ひと目で日程調整の依頼だということが伝わる件名をつけることが重要です。

日程調整が目的の場合は、「お打ち合わせのお願い」「お打ち合わせ日程のお伺い」など、相手が自分に何かを求められているということを連想させるタイトルがいいでしょう。さらに、「お願い」といった曖昧な表現ではなく、「◯◯のお打ち合わせの日程調整のお願い」のように、具体的なプロジェクト名や案件名などを入れておくと、相手により重要度が伝わります。

具体的な、件名の例は以下の通りです。

また、件名で何をしてほしいメールなのか理解しやすいことと同じく、メールの件名の長さにも気を配るようにしましょう。件名の文字数が長すぎると全てが表示されないため、相手からすると迷惑メールかと勘違いされる恐れもあります。

そのため、件名は15~20字以内で用件を端的に説明する文言にするようにしましょう。メールを見る端末やソフトで表示可能文字数は異なります。しかし、15~20文字以内であれば件名が途切れず表示されることが多い傾向です。

「何」の「日程調整」なのかを具体性を持たせて端的に表現できれば、相手も件名をひと目見て自分が何をすべきなのか理解でき、スムーズな返信が期待できます。

宛名

宛名は、メールの冒頭に記載するものです。宛名には、相手の「会社名・部署・役職・氏名」の順で明記します。担当者の部門や氏名などを把握していない場合は、「会社名＋ご担当者様」「会社名＋営業部御中」などの表記で問題ありません。会社によっては、部署名や課名が長い場合もあるでしょう。その際は、部署名だけ記載しましょう。

宛名の書き方例は、以下の通りです。

宛名を書く際には、役職の書き方に注意しましょう。「〇〇部長様」のように、役職に様をつけるのは誤用です。「◯◯部長」や「部長　〇〇様」と記載するのが適切な書き方といえます。

また、株式会社や有限会社なども（株）（有）など略さずに、正式名称で書きましょう。誰宛に出していいか不明な場合は、「ご担当者様」で対応します。

関連記事はこちらビジネスメールの宛名の失敗しない基本マナーを解説

名乗り・挨拶

宛名を書いた後は、送信先の相手に合わせて、「初めてご連絡いたします」など適切な挨拶文を記載します。続いて、自分が何者なのか会社名・部署名・氏名を記載して名乗りましょう。

挨拶文は、本題に入る前のクッションのような役割を果たします。一般的なのは、「お世話になっております」です。ただし、初めてメールを送る相手の場合は「初めてご連絡させていただきます」、やりとりの間が空いている場合は「ご無沙汰しております」などが適切でしょう。

また、初めて送る相手の場合は、突然連絡することをわびるひと言や、自分の所属部署や業務などを説明する内容があると親切な印象を与えられます。

挨拶に続いて、自分の名前を名乗りましょう。会社名・部署名・氏名の順番で書きます。

名乗り・挨拶文の例は、以下の通りです。

挨拶文に続いて名乗ることで、用件に入る前に誰からのメールなのかを認識してもらえます。

用件

いよいよ、本題の用件です。用件では、何の日程調整をお願いしたいのか概要（目的）を伝えた上で、日時や場所の提案を行います。

目的・日時・場所ごとに記載する際のポイントがあるため、注意が必要です。

用件に関する文章の例は、以下の通りです。

結び・署名

メールの最後には、結びの言葉と署名を記載して締めくくります。結びの言葉は、相手が気持ちよくメールを読み終えられるように入れる言葉です。

結び使用する言葉は、「よろしくお願い申し上げます」「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」などが挙げられます。その際、相手への気配りを忘れてはいけません。こちらが提示した日程が難しい場合の対応についても、触れておきましょう。

そして最後に、自分の連絡先がわかる署名を載せます。会社名・氏名・部署名の他に、会社の住所や電話番号、メールアドレス、会社WebサイトのURLなどを記載して下さい。

結び・署名の例は以下の通りです。

日程調整メールを送るときのマナー・ポイント

日程調整メールの書き方や構成を理解したところで、次はメールを送るときのマナーについて解説します。押さえておきたいマナーは、以下の3つです。

• 営業時間内にメールを送る
• 経緯や目的を伝える
• 自分から候補日を複数提案する

ビジネスにおいては、マナーを守ることが当たり前です。マナーを知らずに相手へ迷惑をかけないように、しっかり理解しておきましょう。

営業時間内にメールを送る

1つ目のマナーは、メールは営業時間内に送るということです。あまり遅い時間にメールを送ると非常識な人間だと思われてしまう可能性があります。そのため、可能な限り営業時間内にメールを送るようにして下さい。

日程調整では、相手の貴重な時間を使っているという意識を持つことが大事です。相手の立場になって、送られてきても嫌ではない時間にメールを送信するように心がけましょう。

関連記事はこちらOutlookやGmailでメールの送信予約・時間指定をする方法

経緯や目的を伝える

2つ目が、日程調整メールを書くときはメールを送った経緯や目的を明記することです。メールを受け取った相手に不快な印象を与えず済むのはもちろん、日程調整をスムーズに行えるようになります。

メール本文では、本題にいきなり入るのではなく、メール連絡の経緯を以下のように伝えましょう。

問い合わせに対する感謝の気持ちを伝えると、相手に信頼感を与えられます。

関連記事はこちら感謝の気持ちが伝わるお礼メールの書き方とマナー【例文付き】

自分から候補日を複数提案する

3つ目が、候補日は自分から複数提案するということです。その際は、3〜5つ程度の候補日を提示しましょう。相手もスケジュールが調整しやすくなり、その後のやりとりが少なくて済みます。

候補日が1つだと、相手の都合が悪かった場合に日程の候補日を再度提示する必要があり、やり取りの回数が増えてしまいます。一方、必要以上に多くの候補日を提示してしまうと、相手は選ぶことが負担になってしまうでしょう。その点、3〜5つであれば、相手に負担をかけることなく、候補日の選択が可能です。

もし、提示できる候補日が少ない場合は相手にスケジュール調整してもらう必要があります。迷惑をかけることにもなるため、しっかり理由を記載して謝罪しましょう。

候補日が少ない場合の例は、以下の通りです。

相手の負担を減らし、かつ早い返信を期待するのであれば、以下のようなメールを送るといいでしょう。

メールのやりとりの回数はなるべく減らす

日程調整を行う中で、メールのやりとりの回数が多いと相手に負担をかけてしまいます。主催者側も相手とのやりとりが増えてしまうことで、他の業務に手が回らなくなるなど負担に感じてしまうでしょう。

メールのやりとりの回数を減らしてスムーズに日程調整を進めるためには、候補日時を1つや2つではなく、相手の都合も考慮しながら可能な限り選択肢を増やした上で提案することが大切です。

また、相手からの問い合わせを減らすためにも、事前に打ち合わせやミーティングの目的・詳細を伝えておくと良いでしょう。

メールを受信したら早めに返信する

日程調整のメールの返信は早めに行うよう心がけることが大切です。目安としては相手からメールを受信してから24時間以内には対応するのがポイントです。

万が一メールの返信が遅れてしまうと、その間相手が候補日を仮押さえしておく必要があり、他の予定との調整が難しくなってしまいます。また、メールの返信が遅いと、ビジネス上相手からの信用を失ってしまうことにもつながります。

そのため、普段の業務が忙しい場合でも日程調整のメールは常にチェックし、スピーディーに対応できるようにしておきましょう。

関連記事はこちら【状況別例文あり】ビジネスにおける日程調整メールの返信ポイント・マナーを解説

日程確定後はリマインドを送る

日程調整が進み、無事に日程が確定した後にもやるべき仕事があり、それはリマインドメールを送ることです。

商談やミーティングの前日や当日の朝にリマインドメールを送ることで、予定の失念による突然のキャンセルや予定変更を防止できます。また、リマインドメールは相手に丁寧な印象を与えられるため、信頼獲得にもつながるでしょう。

日程調整メールの例文

日程調整メールを相手方へ送った後は、返信に対するお礼や調整がつかなかった際の再調整の対応なども必要です。そうした場合のメールのやりとりを、文例と併せて例示します。

• こちらから日程調整を依頼するときの例文
• 相手に都合の良い日程を伺うときの例文
• 提示された日程で承諾するときの例文
• 提示された日程に対応できないときの例文
• 返信に対するお礼を送るときの例文
• 一度確定した日程を再調整するときの例文

「書き方がわからない」という場合は、例文の◯◯部分を置き換えて活用してみて下さい。

こちらから日程調整を依頼するときの例文

まずは、相手に対しこちらから日程調整を依頼する場合の例文です。

相手に都合の良い日程を伺うときの例文

日程調整メールでは、こちらから日時を提示する以外に、相手の希望に沿うよう相手に日時を提示してもらうこともあります。

提示された日程で承諾するときの例文

相手から提示された日程で承諾するときは、必ずメールを送信しましょう。返信する際は、提示された日程の月／日／曜日／時間は省略せずに、あらためて記載すると誤認を防げます。

また、当日の参加人数を知らせておくと相手に親切です。

日程調整メールでは、こちらから日時を提示する以外に、相手の希望に沿うよう相手に日時を提示してもらうこともあります。

提示された日程に対応できないときの例文

提示された日程にやむをえず対応できないときは、お詫びと日程変更が必要になった理由を簡潔に伝え、再度日程を提示しましょう。

日程調整メールでは、こちらから日時を提示する以外に、相手の希望に沿うよう相手に日時を提示してもらうこともあります。

返信に対するお礼を送るときの例文

相手からの返信に対しては、必ずお礼のメールを送信しましょう。この際、あらためて日時や場所を記載することで、確認を再度でき、間違いを防止できます。

日程調整メールでは、こちらから日時を提示する以外に、相手の希望に沿うよう相手に日時を提示してもらうこともあります。

一度確定した日程を再調整するときの例文

一度確定した日程を変更し、再調整をお願いする場合にはすぐに連絡をしましょう。

日程調整メールでは、こちらから日時を提示する以外に、相手の希望に沿うよう相手に日時を提示してもらうこともあります。

日程調整メールの失敗例

ここでは、日程調整メールの失敗例を紹介します。適切なメールを作成するための参考にして下さい。

• 表現が曖昧でわかりづらい
• 記載する情報が不足している

表現が曖昧でわかりづらい

日程調整メールの内容において、表現が曖昧だと相手に伝わりづらくなってしまいます。例えば、候補日を提案する際に「7月上旬でスケジュール調整をお願いできますか？」と問い合わせた場合、上旬といっても具体的にいつからいつまでのことを指しているのか相手は理解できません。

その他、メールの件名において「お打ち合わせの件について」とだけ記載しても、具体的になんの打ち合わせなのか、メールの内容はどのようなことが記載されているのかを相手はすぐにイメージできないでしょう。

そのため、日程調整メールの内容や件名を記載する際には、必ず相手の視点に立ってわかりやすい内容を心がける必要があります。

記載する情報が不足している

日程調整メールにおいて記載する情報が不足していると、相手がスケジュール調整する上で判断に迷ってしまい負担をかけてしまいます。

例えば、打ち合わせには具体的にどのくらい時間がかかるのか所要時間が記載されていないと、相手もスケジュールを押さえるのが難しくなります。

また、Web会議URLや開催場所の記載がないと、相手に確認の手間をとらせてしまうでしょう。

スムーズに日程調整を進めるためにも、最低限以下の情報は含めるよう意識しましょう。

• 会議や打ち合わせの詳細
• 複数の候補日時
• 具体的な所要時間
• 開催場所・Web会議URL
• 返信期限

日程調整メールを作成する際の注意事項

最後に、日程調整メールを作成する際の注意事項についても確認しておきましょう。注意点は、以下の4点です。

• 宛先の使い方に気をつける
• 日時の提案を避けたほうが良い場合もある
• 電話で連絡したほうが良い場合もある
• 送信前に内容を確認する

宛先の使い方や誤字脱字など内容の間違いは、失礼に当たります。メールを作成した際には、送信前に上記の内容を振り返るようにしてミスがないように心がけましょう。

宛先の使い方に気をつける

日程調整メールを送る際の宛先には注意が必要です。メールには「To」「Cc」「Bcc」など、目的や用途に応じた宛先があります。使い方を間違えてしまうと、業務に支障をきたす恐れがあるため、役割を理解して使用して下さい。

それぞれの正しい役割は、以下の通りです。

• To：対応してほしい相手を設定する
• Cc：メールを共有／把握しておいてほしい相手を設定する
• Bcc：他の人からアドレスを隠したい人を設定する

例えば、イベントに関する日程調整が完了した旨のメールを送るとしましょう。この場合、Toに入れるのは、相手の担当者です。

Ccには、相手の部署でイベントにかかわりのあるメンバーを入れ、日時の共有をします。さらに、直接イベントには関係ないものの、部署を率いている相手方の部長にも念のため情報を共有しておきたい場合などにBccに部長を追加する、といった使用イメージです。

基本的に、Toに宛先が入っている人向けに送るメールになります。宛先の入れ違いなどが発生しないように、しっかり役割を理解しておいてくことが重要です。

関連記事はこちらメールのCC/BCCの意味とは？違いと使い分け方法を解説！

日時の提案を避けたほうが良い場合もある

日時提案は、基本的に相手が打ち合わせなどを承諾している場合に行うものです。初めてメールを送る相手や打ち合わせを承諾していない相手にいきなり日程調整をお願いすることは、失礼にあたります。

まずはメールを送った経緯を伝え、打ち合わせの機会をいただけるかのお伺いをたてるコミュニケーションを取ることから始めましょう。

電話で連絡したほうが良い場合もある

相手の忙しさや状況によっては、メールの返信を忘れていたり見落としていたりする可能性もあります。そのため、送ったメールに対して返信がない場合や急きょ日程変更をお願いする場合は、必要に応じて電話で連絡をしてみましょう。

返信がない場合に電話するタイミングは、基本的に1～2日後、または返信期限を過ぎた直後が適切です。その際、返信が来ていないことに対して相手を責めるのではなく、メールが届いているかどうか、相手の返信が受信できていない可能性を確認する流れで連絡を取ると、自然な形で話を進められます。

日程変更を急にお願いする場合は、メールではなく電話で連絡をするのがビジネスマナーです。日程調整はメールで対応することが一般的ですが、日程の変更などやむを得ない事情により変更をお願いする場合は、必ず電話でその旨を相手に伝えるようにして下さい。

確定した日程を変更することは、相手に多大な迷惑をかける行為であることは認識しておきましょう。

返信期限を忘れずに記載する

先ほども少し触れていますが、日程調整メールにおいて返信期限の記載は重要な要素です。

メールに返信期限の記載がないと、相手からの返信が遅れてしまい日程調整がスムーズに進まなくなります。特に複数人で日程調整を行う場合、特定の人だけメールの返信が遅いと日程確定まで時間がかかってしまうでしょう。

また、期日までにメールの返信がないと再度こちらから催促メールを送る手間が発生してしまいます。

そのため、メールの最後には「◯日にはメールの返信をお願いいたします」などの記載を忘れずに行いましょう。

関連記事はこちら【例文7選】不快にさせない催促メールの書き方は？理想のタイミングとポイントを解説

送信前に内容を確認する

送信ボタンを押したあとは、内容の修正ができません。そのため、送信する前に、件名から署名まで必ず読み返しましょう。

特に相手の社名や個人名の誤字脱字は、相手に対して失礼です。場合によっては、トラブルになりかねません。さらに、日時・曜日・場所も意外と間違えやすい箇所です。日付と曜日が合致していないと、どちらが正しい日程なのかわかりません。確認する際は、カレンダーを見ながら声に出して日にちと曜日が合っているか確認するのをおすすめします。

また、「普段からメールを送り慣れているから大丈夫」という過信にも注意が必要です。「ミスは許されない」というくらいの気持ちで、最終チェックを行いましょう。

日程調整をスムーズに行うための方法

日程調整をメールで行う場合は、相手とのやりとりの回数が増えてしまったり、リマインドメールの送り忘れが発生したりなどの課題が発生するケースも多いです。

日程調整をスムーズに行うためには、メールのような従来方法ではなく日程調整ツールの導入・活用がおすすめです。

日程調整ツールなら、カレンダー連携による候補日の自動抽出やリマインドメールの自動送信、Web会議URLの自動発行などが可能になるため、これまで手作業で行なっていた業務を効率化できます。メールのようにやりとりの回数が増えてしまうことも防止できるため、日程調整する相手の負担軽減にもつながります。

日程調整メールに関するQ＆A

最後に日程調整メールに関するよくある質問とその回答について紹介します。

重役に対して候補日を提示しても問題ない？

打ち合わせや会議の参加者が重役の場合も、こちらから候補日を提示して問題ありません。しかし、相手が重役の場合は相手の時間を奪わず、かつ失礼のないよう以下のポイントを意識することが大切です。

• 事前に参加の承諾を得ておく
• 丁寧な言葉遣いを心がける
• 件名は具体的に書く
• 必要な情報はきちんと盛り込み、やりとりの回数を減らす

また、相手が他の仕事で多忙であることも考えられるため、相手から候補日を提示してもらってから調整するという方法も良いでしょう。

海外の顧客とやりとりする場合のコツは？

海外の顧客とやりとりする場合は基本的に英語でのやりとりが発生するため、メールの内容は英語で考えなければなりません。

海外との顧客とのやりとりに慣れていない場合、日本語でメールを作成するよりも時間がかかってしまうため、多言語対応のツールを活用すると良いでしょう。

例えば、配配メールは多言語対応であるため、海外との顧客ともスムーズにやりとりできるでしょう。

過去のやりとりは残しておく必要がある？

相手とのメールのやりとりは削除せずに残しておくことをおすすめします。なぜなら、相手とのやりとりの中で確認事項が発生した際、過去のメールの記録があればスムーズに対応できるからです。

なお、過去のメールの内容を引用する場合は、引用タグを活用して該当箇所を提示すれば相手も理解しやすいでしょう。

まとめ 日程調整メールはツール活用で効率化しよう！

日程調整メールでは、基本的な書き方や構成に沿って内容をわかりやすく記載することが求められます。さらに、相手に対して失礼にならないように、マナーも押さえておくことが重要です。

日程調整メールの作成においては、書き方や構成がおおよそ決まっているため、テンプレートを用意しておくと業務の効率化につながります。

なお、日程調整をメールを行う場合、やりとりの回数が増えてしまうなど課題が発生しやすいです。日程調整を効率よく行うためには、日程調整ツールの活用がおすすめです。日程調整ツールなら、日程調整の専用URLの発行・共有によりスピーディーな日程調整を実現できます。リマインドメールの自動送信やWeb会議URLの自動発行なども行えるため、ぜひ積極的に導入を検討してみて下さい。

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アポ調整機能は、商談における日程調整業務を効率化できる機能です。カレンダー連携による営業担当者の空き時間の表示やWeb会議URLの自動発行などが可能であるため、自社の営業効率向上に貢献できます。また、Webフォームとの連携も可能で、問い合わせがあった際にそのまま商談予約まで実施することも可能です。

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