アポイント調整のマナーとは？失礼のないメール例文をご紹介

メールでアポイント調整をする時、どのような文面にすべきか迷うことがあるでしょう。特に、他社と商談のためにメールをする時は、より失礼がないように気を使う必要があり、負担に感じるという人も少なくありません。

そこでこの記事では、失礼のないアポイント調整メール作成のコツや実際の例文、アポイント調整メールを効率よく送付できるツールについて紹介します。

メールでアポイント調整をする時、どのような文面にすべきか迷うことがあるでしょう。特に、他社と商談のためにメールをする時は、より失礼がないように気を使う必要があり、負担に感じるという人も少なくありません。

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アポイント調整メールで気をつけたい6つのポイント

まず、アポイント調整メールを送る時に気をつけるポイントについて解説します。

1通で過不足なく情報を入れる

アポイント調整のメールは、できる限り1回のやり取りで日時や場所を確定できるよう、必要事項を網羅しましょう。情報が足りずに何度もメールを送ることになると、その都度相手は内容を確認して返信する手間が発生します。

しかし、逆に必要のない情報まで詰め込み過ぎると、重要事項が埋もれて見落とされる恐れがあります。余分な情報は省き、必要事項だけに絞り、箇条書きや太字などで強調すると効果的です。

件名に意図が伝わるキーワードを含める

アポイント調整メールは、相手からの返信が必要な重要なメールです。そのため、きちんと読んでもらえるように、件名で「何の日程調整か」「新規設定か変更か」がひと目で分かるようにしましょう。

例：「〇〇の日程について」「〇〇日時変更のご相談」

ただし、メール一覧ページでは、件名は20文字程度しか表示されません。長々と記載すると、結局必要な情報を一目で確認できず、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。長く書き過ぎず、簡潔に要点だけを記載することが大切です。

調整候補日を箇条書きにする

こちらから候補日を提示する場合、日程をただ羅列すると見にくく不親切です。

見間違いを防ぐためにも、候補日は箇条書きで書くようにしましょう。ただ文章を連ねるよりもメリハリが出て、重要事項がどこなのか一目で分かるようになります。

日付と曜日を併記する

日付を記載する時は、必ず曜日も併記しましょう。

例：〇月〇日（火）

稀に、違う月のカレンダーをチェックしていて、自分が思っている日付と本当の日付にずれが生じるケースがあります。しかし、日付と曜日が紐づいていれば、日程調整段階で誤解に気が付きやすくなるでしょう。また、曜日ごとに用事がある人にとっては、スケジュールの状況が把握しやすくなるメリットもあります。

ミスやリスケの時には謝罪を入れる

一度決まった日程をこちら側の都合で変更してもらうのは、相手に対して大きな負担をかけます。そのため、日程変更のお願いをする時は、より文章に気をつけなければなりません。

新たな日程調整のお願いをするだけではなく、誠意ある謝罪と、言い訳がましくならない程度の事情説明もするようにしましょう。

返信のしやすさを意識する

相手から希望の日時などを返信してほしい時は、メールではっきりと分かりやすく伝えるようにします。記載してほしい情報を箇条書きにし、返信が必要であること、締め切りがある時は具体的な日付や時間なども全てしっかりと書きましょう。返信が必要なのかどうか分かりにくいと、相手側を困惑させてしまいます。

報告のみ、お知らせのみなど、返信が必要ない時には、「返信不要でございます」と明示しておくと親切です。

アポイント調整メールに必要なこと

目的によって異なりますが、アポイント調整メールに必要な要素をまとめていきます。メールを送付する時は、これらが網羅されているかどうかをチェックしていきましょう。

必要な項目	説明	注意点
件名	一目で「アポイント調整」のメールだと分かるタイトルをつける	20字以内で簡潔に分かりやすく記載する
宛名	文頭に相手の会社名・部署・氏名を正確に書く	・「様」「御中」など敬称を間違えないように ・複数人宛の場合は、主たる宛先を最初にする
あいさつ	ビジネスメールとしてあいさつを入れる	・初めてメールする時は「はじめまして。」から始める ・2回目以降は「いつもお世話になっております」など
名乗り	自分の会社名、部署、氏名を名乗る
目的・要件	何のために日程調整が必要なのか説明する	・〇〇の打ち合わせの日程調整についてご連絡しました。など、一文で簡潔に記載する
候補日時の提示	・こちらから可能な日時を候補にあげる ・箇条書きで日時、曜日、時間帯を記載する	・用事や時間帯を変えつつ、3候補以上記載する ・オンライン対応が可能な時はその旨も忘れずに記載する
返信について	メール返信、フォーム記載など、連絡手段を記載する	・「都合の良い日時をお知らせ下さい」など具体的に何を書いてほしいのか記載する ・専用のフォームがある場合、どのようなものか簡単に説明すると親切
締めのあいさつ	アポイントメント調整に協力してもらった謝意を伝える	・「以上」などのぶつ切りにしない ・「ご協力感謝いたします」「お手数おかけしますが、よろしくお願い致します」などで結ぶ
署名	自分の会社名、部署、氏名、会社の住所、メールアドレスなどの署名

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ケース別・アポイント調整メールの例文集

実際のメール業務でそのまま使える文例をケース別に紹介します。

初回アポイント時の例文

件名： ご面会のお願い（○○サービスのご提案）／□□株式会社　山田太郎 本文： 株式会社〇〇 ご担当者様 はじめまして。□□株式会社 営業部の山田太郎と申します。 この度、貴社の□□事業において、 弊社の新しい□□サービスが貢献できるのではと考え、 ご提案の機会を賜りたくご連絡いたしました。 ご多用のところ恐縮ですが、直接ご説明の場をいただけますと幸いです 。 恐れ入りますが、以下の日程でご都合のよろしい日時はございますでしょうか（所要時間：30分程度を想定しております）。 ・〇月〇日（月） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 ・〇月〇日（火） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 ・〇月〇日（水） 終日可能 上記以外でご都合のよい日時がございましたら、ぜひお知らせ下さい。 それでは、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

簡潔で分かりやすく短文で記載するのがポイントです。初めてのメールであるため、最初の挨拶分が丁寧に見えるよう意識しましょう。

1日しか候補日が出せない場合

誠に恐れ入りますが、弊社担当のスケジュールの都合により、 現時点でご提案可能な日時は以下の1日のみとなっております： 〇月□日（◇）△△時～△△時（所要：30分程度） 候補日が限られており、大変恐縮ではございますが、ご都合はいかがでしょうか。 なお、翌月以降であれば柔軟な調整も可能ですので、 ご希望がございましたら併せてお知らせいただけますと幸いです。

1つしか候補日がないことを詫びる文章を入れて下さい。
スケジュールに余裕がある時期があるなら、その旨も書いておきましょう。

複数人（社内・社外）と日程を調整する場合

件名： 【○○プロジェクト】ミーティング日程のご案内＆ご回答お願い（関係者各位） 本文： 関係者各位 いつもお世話になっております。□□株式会社の山田太郎です。 ○○プロジェクトに関するミーティングを下記の候補日時で調整したく、ご 都合の良いお時間をお知らせいただけますと幸いです。 〈候補日時（各30 分程度）〉 ・〇月〇日（月） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 ・〇月〇日（火） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 ・〇月〇日（水） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 会議形式は【オンライン（URLは調整後にお送りします）／対面（本社会議室A）】を予定しております。 恐れ入りますが、8月20日（水）までにご返信いただきますようお願いいたします。 お手数をおかけいたしますが、関係者のご予定を考慮の上、調整にご協力いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願い申し上げます。

件名は本文冒頭で「関係者各位」と入れ、複数人であることを明示します。

自分の都合が悪く、再調整をお願いする場合

本文： いつも大変お世話になっております。□□株式会社の山田太郎です。 〇月〇日にご予定いただいておりましたお打ち合わせにつきまして、 大変恐縮ではございますが、急な社内事情（別案件の対応）により参加が難しくなってしまいました。 ご調整いただいたにも関わらず、このようなお願いとなり誠に申し訳ございません。 つきましては、以下の候補日で再調整をお願いできないでしょうか（所要時間：30分程度）： ・〇月〇日（月） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 ・〇月〇日（火） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 ・〇月〇日（水） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 上記日程が厳しい場合でも、〇月△日以降でご都合の良い日がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。 直前の変更となり、大変ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。 ご多用のところ恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。

冒頭や文章の結びに謝罪文をしっかりと入れて下さい。なぜ日程変更が必要になったのか事情も説明しますが、言い訳がましくならないように簡潔にするよう気を付けます。

相手の都合が悪く、再調整を依頼された場合

【例文・再調整に応じられない時】 件名： Re: お打ち合わせ日程について（再調整のお願い／□□株式会社　山田太郎） 本文： 株式会社〇〇ご担当者様 □□株式会社 営業部の山田太郎でございます。いつも大変お世話になっております。 この度ご提示いただいた日程につきまして、社内調整の結果、対応が難しく別途候補日時を頂戴したく存じます。ご多忙の折に再調整のご要望をいただきながら、大変申し訳ございません。 お手数をおかけして申し訳ございませんが、下記候補日時のいずれかで改めてご調整いただけますでしょうか（所要時間：30分程度を想定しております） ・〇月〇日（月） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 ・〇月〇日（火） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 ・〇月〇日（水） 〇:〇〇 〜 〇:〇〇 なお、上記日程でもご都合がつかない場合は、お手数ですが□□様のご都合のよろしい日時をいくつかご提示いただけますと幸いです。 重ね重ね恐縮ではございますが、ご検討のほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。 【例文・再調整に応じる時】 この度はお忙しい中、日程のご調整をいただきありがとうございます。 ご提示いただいた以下の日時で、問題なく調整可能ですのでご連絡申し上げます。 ―――――――――――― 〇月〇日（〇）△△時～△△時 ――――――――――――

アポイント調整に応じてくれる姿勢に感謝する姿勢は崩さないようにしましょう。件名は変更せず、そのままReをつけて返信で問題ありません。

アポイント調整にツールを使うのは失礼？

アポイント調整のために、メールや電話でやり取りをするのではなく、専用のツールを活用する時があります。日程調整ツールが登場してすぐは、あまり馴染みがなく違和感をおぼえる方も多かったですが、一般的なツールとなってきている今は、ツールを使うことは失礼に感じる方は少ないでしょう。ただ、中には新しいツールに拒否感がある人がいることも事実です。

アポイント調整ツールに対してなぜ賛否があるのか、反対派、賛成派の意見をご紹介します。

反対派の意見

• 使用するツールを勝手に決められて一方的に感じる
• ツールの使い方が難しくて使えなかった
• 個人情報を入力したくない

いきなり日程調整ツールで発行されたURLを送付されると、一方的に押し付けられた（丸投げされた）と感じる人もいます。また、ITツールを使い慣れていないと、日程調整ツールを使えず、アポイント調整を諦めてしまうリスクもあります。

そのため、日程調整ツールを使用する際は、ただ日程調整用のURLを送るだけでなく、使用方法や簡単なトラブルシューティングも合わせて送るべきでしょう。

賛成派の意見

• 希望日時を打ち込まなくて済むため手間が省ける
• 自動的にリマインドメールが送られてくると忘却防止になる
• Googleカレンダーなどと連携していると、そのまま予定登録ができて便利

日程調整ツールは、クリックするだけで希望日を確定できるものが多く、メール返信よりも大幅に手間を省けます。外部ツールと連携できるものだと、より便利に使えるでしょう。

アポイント調整にツールを使う時のコツ

アポイント調整ツールは、双方にとって便利であるため、相手が失礼と感じないのであれば積極的に取り入れたいものです。そこで、相手のことを尊重しつつアポイント調整ツールを使うコツを紹介します。

ツールについて説明して相手の許可を取る

何も説明せずにアポイント調整ツールのURLを送ると、ITツールに慣れた人でも戸惑うかもしれません。そのため、日程調整ツールの名前や概要などを簡潔に説明し、「こちらのツールにて、ご対応可能な日程をクリックしてしてもらえますでしょうか。」などの文章を記載しましょう。

会員登録が必要なツール、操作が煩雑でマニュアルが必要なツールは、メール内で簡潔にツールの使い方を説明できません。相手にかかる手間も大きくなるため、そういったツールは避けるようにして下さい。

また、ツールを使いたくないという人の意思を尊重するため、「ツールの使用が難しい場合は、ご都合のよろしい日時をご返信下さい」といった代替案を入れるとよいでしょう。

急ぎのアポイントの時は使わない

本日中や明日までにアポイント調整をしなければならないような時は、ツールよりも直接メールや電話をしたほうが確実でしょう。急ぎの時であっても、なるべく相手を焦らせないように注意しつつ、丁寧な文章を心がけると好印象になります。

言葉づかいに気をつける

相手が日程調整ツールについて否定的な意見を持っているかもしれません。そのため、ツールを使うことは当たり前だという態度ではなく、「こちらをご利用いただけますでしょうか。」とあくまで打診する姿勢でいたほうがよいでしょう。

アポイント調整なら「配配メールbridge」がおすすめ

配配メールBridgeは、メールマーケティングサービス「配配メール」に新規開拓や商談獲得に役立つ機能を搭載したMAツールです。

メール配信ツールからMAツールの架け橋としてご利用いただけ、MA導入の難易度にハードルを感じるものの、単なるメルマガの一斉配信から脱却したいという方にぴったりです。

ステップメール、セグメント配信など基本機能はもちろんのこと、メールへの反応回数などから温度感の高い見込み客を可視化する「ホットリード抽出機能」や、メールの開封・クリック情報やWebサイトの特定ページを誰が訪問したかを通知する「来訪通知機能」により、ニーズが高まった見込み客に対して効率的に架電や追客メールを実施することができるようになります。

大量の見込み顧客から確度の高い企業を抽出

送付したメールのURLをクリックした顧客など、より確度が高い顧客を自動で選別してアプローチすることで、アポイント率の向上を目指しましょう。

また、メール配信をきっかけにして指定のWebサイトに顧客が訪問した時、誰がそのページを閲覧したのか通知することも可能です。顧客が興味を持ったタイミングで営業担当が電話やメールでアプローチできるため、アポ率の向上に期待できます。

やみくもに反応が薄い顧客に対してメールを送り続けても、労力の割に期待する結果は得られません。その点、配配メールbridgeは見込み顧客から効率よく成功につながる営業活動を実現します。

機能紹介：配配メールbridgeで顧客の状態を検知

他のツールと連携可能

また、配配メールbridgeはGoogleカレンダーやGoogle Meetの他、kintoneやSalesforceなどの顧客管理ツールとも連携可能です。

kintoneと連携すれば、独自のデータベース管理やメールフォームの回答管理などができるようになります。登録している顧客を管理したり、配信メールの反応を分析したりする時に便利です。

Salesforceで管理している顧客情報を配配メールbridgeと連携すると、別途配配メールbridgeに顧客情報を登録しなくても、自由にメールを送付できるようになります。配配メールbridgeのメール配信結果をSalesforceで分析すれば、客観的に効果が期待できる営業アプローチが可能です。

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