顧客リストの管理する上で便利なkintoneは、専門知識がなくても業務効率化アプリを開発できる業務改善プラットフォームです。顧客リストをkintoneで管理するメリットや運用のポイント、実際に業務効率化を達成した成功事例などを解説します。

顧客リスト管理に活用できるkintoneとは？

サイボウズ株式会社が運営するkintone(キントーン)とは、開発にまつわる知識がなくても業務効率化アプリの開発・運用ができるクラウド型業務改善プラットフォームです。ビジネスを展開するうえで、業務をスムーズに遂行できるように改善や対策を施す努力は欠かせません。

しかし、社内に優秀なエンジニアが在籍していない場合は、思い通りの業務改善ツールを形にするのは容易ではないでしょう。そこで、注目が高まっているのが、必要な業務アプリをノンプログラミングで作成できるkintoneです。

kintoneは、ビジネスにおいて重要な役割を果たす顧客リストとしても活用できます。顧客リストの概要や重要性については、以下の記事も参考にしてみてください。

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kintoneの特徴

kintoneは、ITや開発の知識がないユーザーであっても、直感的に利用しやすい仕様になっているのが大きな特徴です。ドラッグ・ドロップのわかりやすい操作で、業務アプリの作成や運用が完了するため、エンジニアでなくても気軽に業務改善に取り組めます。

また、業務改善アプリ内では情報共有やコミュニケーションも可能であり、リアルタイムでやりとりができる場としても役立ちます。MA（マーケティングオートメーション）や会計システムなど、他のシステムや基幹システムとの連携もできるため、スムーズに導入できる点もkintoneのメリットです。

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kintoneでできること

kintoneでできる主なことは、次のとおりです。

また、部門別ではより具体的な業務改善・サポート効果を期待できます。

部門	活用例
営業・顧客管理	・顧客情報管理 ・案件管理 ・見積書管理 ・受注・出荷管理 ・予算・実績管理 ・活動履歴管理
人事・総務	・契約管理 ・社員名簿 ・採用管理 ・入退社管理
販売管理	・受注管理 ・発注管理 ・請求管理 ・支払い管理
マーケティング	・タスク管理 ・制作物進捗管理 ・イベント管理 ・外注先管理
経理・財務部門	・商品管理 ・入出庫管理 ・棚卸し管理 ・原価計算

営業部門でのkintone活用については、以下の記事で詳しく解説しています。

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顧客リストをkintoneで管理する4つのメリット

顧客リストの管理は、その後の営業やマーケティング活動の結果を左右する重要なポイントです。顧客管理にkintoneを活用すれば、次の4つのメリットを得られます。

kintone活用のメリットを正しく把握し、具体的に導入を検討してみましょう。

1.顧客情報の一元管理ができる

顧客リストをkintoneで管理すれば、顧客情報の一元管理が可能となります。顧客情報をどれだけ保有していても、うまく管理・活用ができていなければ意味がありません。

エクセルなどで顧客管理をする場合は、どうしても情報が属人化しやすくなる傾向があります。一方kintoneの場合は、すべての顧客情報をデータベースとして管理できるため、担当者ごとの扱いの差に左右される心配がなくなるでしょう。

また、フォーマットなども統一されるため、情報を見つけやすくなるのも大きなメリットです。

2.外出先でもスマホから情報にアクセスできる

kintoneはクラウド型のプラットフォームであるため、インターネットが利用できる場所であれば、どこからでも情報にアクセスできます。営業活動など出先で急にデータを確認する必要が生じた場合でも、kintoneであればすぐに対応可能です。

情報を効果的に活用するためには、チャンスを逃さないようにすることも忘れてはいけません。顧客管理ツールを導入する場合は、kintoneのように、スマホに対応しているものを選ぶとよいでしょう。

3.情報共有がしやすい

kintoneの顧客リストには、複数の担当者がアクセスし情報の追加・修正などをおこなえます。プラットフォームにアクセスすればいつでも最新の情報を入手でき、別途情報共有をする手間も省けるでしょう。

また、リアルタイムな情報をチームで共有していることは、顧客にとってもメリットとなり得ます。担当者が不在の場合でもスムーズな対処が可能になるなど、顧客との良好な関係性を築けるのもkintoneならではのメリットです。

4.営業担当者の活動履歴も管理できる

kintoneを活用すれば、顧客情報のみならず、営業担当者ごとの活動履歴の管理も可能です。活動報告は日報の提出などでもおこなえますが、情報共有の手間がかかり、タイムラグも発生してしまいます。

一方でkintoneは、担当者が顧客に対してどのようなアプローチをしたか、商談内容はどうだったかなどをまとめて管理できます。データの可視化もできるため、よりスピーディーに情報共有ができるのがメリットです。

営業担当者の活動が管理できるようになれば、円滑な情報共有により、営業スキルの底上げにつながる可能性もあります。

kintoneで顧客リストを管理するポイント

kintoneで顧客リストを管理する際は、次の5つのポイントを心がけるようにしましょう。

せっかくコストをかけてkintoneを導入するからには、できるだけ効果的に活用できるように工夫してみましょう。kintoneの顧客管理のポイントを詳しく解説します。

また、kintoneをより使いやすくカスタマイズするためには、拡張機能について知っておく必要があります。kintoneの拡張機能に関しては、以下の記事を参考にしてみてください。

関連記事はこちらkintoneユーザー必見！機能別に便利な拡張機能をご紹介

入力内容を限定する

kintoneで顧客リストを運用する場合は、シンプルで使いやすいフォーマットにまとめることが重要です。むやみやたらと入力項目を増やしてしまうと、作業の手間が増えてしまうだけではなく、必要な情報を探しにくくなってしまう可能性があります。

kintoneで管理する顧客リストは、さまざまな部門の担当者がアクセスする場となります。誰にでも理解しやすく、使いやすいリストに仕上げるようにしましょう。

業務ごとにアプリを作成する

使いやすい顧客リストにするためには、kintoneを活用して業務ごとにアプリを作成するようにしましょう。すべての部門の顧客を1つにまとめてしまうと、担当者にとって必要のない情報が増えてしまい、作業効率が落ちてしまう恐れがあります。

チームごとに顧客リストアプリを作っておくことで、顧客の情報にスムーズにアクセスできるようになります。さらに、チームのなかでも業務フローに合わせて「見込み客管理」「商談管理」「アフターフォロー管理」などとアプリを分けておけば、各フローの課題が見つけやすくなるでしょう。

ルックアップ機能を活用する

kintoneで顧客リストを効率的に管理するためには、ルックアップ機能を使いこなすことが大切です。ルックアップ機能とは、他のアプリに登録されている情報を参照・取得できる機能です。

つまり、ある会社を顧客リストに追加しようとした場合に、その会社の情報がすでに他のアプリに登録済みである場合、情報を参照して取得することができます。いちから情報を入力する必要がなくなるため、入力作業の無駄が省けるでしょう。

アプリ同士の連携を利用できるのは、kintoneならではの強みだといえるでしょう。

「関連レコード一覧」機能で情報を絞る

ルックアップ機能と一緒に使いこなしておきたい機能の1つが、「関連レコード一覧」機能です。この機能は、条件に一致したレコードを一覧表示してくれる機能で、複数のアプリに別々に保存されている顧客の情報をまとめて確認することができます。

顧客情報を活用して有効なアプローチを繰り出すためには、顧客にまつわるさまざまな情報を組み合わせることが重要です。kintoneであれば、蓄積した情報を瞬時に紐づけてくれるため、営業活動やマーケティングの強い味方となるでしょう。

プラグインの導入で効率化を図る

kintoneでは、プラグインを活用して顧客情報の更新を自動化することも可能です。細かい顧客対応の内容をいちいち入力する必要がある場合は、それだけ労力がかかってしまいます。

kintoneであれば、顧客ごとにメールの内容を自動で保存してくれるプラグインなど、効率化を図れる便利な機能が揃っています。自動化できる作業に関しては、kintoneの機能を駆使して積極的に業務効率化を検討しましょう。

kintoneで作成・管理している顧客リストの活用事例3選

kintoneは現在注目が高まっている顧客管理ができるシステムの1つであるため、すでに30,000社以上が導入を進めています。kintoneで作成・管理している顧客リストをうまく活用した事例として、次の3社について解説します。

実際に成果を出している事例を知ることで、より具体的にkintoneの活用をイメージしやすくなるはずです。

ネオキャリア：全国の支店で顧客管理を一元化

株式会社ネオキャリアは、一般企業向けの就職・採用支援はもちろん、介護士や保育士といった特定分野に重点をおいたサービスなどを展開している企業です。kintoneの導入によって、全国の支店で保有している顧客情報をスムーズに共有できるようになり、商談の幅を広げることに成功しました。

データファイルや紙媒体で顧客情報を管理している場合は、その情報をあらためて共有する手間がかかってしまうため、なかなかリアルタイムで情報を活かすことができません。全社の顧客情報をデータベース化してくれるkintoneを活用することで、支店間の連携が強まるだけではなく、営業案件の進捗管理にも効果を実感されています。

引用元：kintone「ネオキャリア様の導入事例」

エネチェンジ：ニーズに合ったシステム導入で対応件数増加

2016年からkintoneを活用しているエネチェンジ株式会社は、電力やガスの見直しサービスをおこなうサイトを運営しています。kintoneを導入する以前は、膨大な顧客情報をすべてスプレッドシートで管理していたため、データの増加による作動スピード低下や、人的なミスなどの問題を抱えていました。

業務ごとにアプリを作成できるkintoneのおかげで、顧客情報の管理が徹底されるようになり、対応やアプローチのチャンスを逃すことがなくなりました。

引用元：kintone「エネチェンジ様の導入事例」

リノべる：独自のCRMシステム構築に成功

リノべる株式会社は、中古住宅をリノベーションすることで、新たなライフスタイルを提案している企業です。同社は、kintoneとMA（マーケティングオートメーション）ツールを連携することで、独自のCRMシステムを築いています。

kintoneの導入前は、各担当者がそれぞれ情報を管理していたため、うまくその後のマーケティング施策に情報を活かしきれていない状態でした。そこで、kintone上で顧客情報を紐づけることで、データに基づいた質の高いマーケティング施策の実施が実現されています。

引用元：kintone「リノベる 様の導入事例」

配配メールとkintoneの連携でメール配信自動化

2023年に株式会社ラクスが提供するメールマーケティングサービス「配配メール」と「kintone」の連携が実現しました。kintoneで管理している顧客リストと配配メールの機能を連携することで、より効率的に顧客にアプローチすることが可能です。

配配メールとkintoneの連携サービスについて、詳しく解説します。同サービスの概要ページもご覧ください。

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配配メールとkintone連携の概要

配配メールは、情報周知目的のメール・メルマガ配信から、見込み客への追客や商談獲得を目的としたメールマーケティングなど、幅広い用途で活用いただけるサービスです。顧客情報を一元管理できるkintoneと連携することで、保有している顧客情報を自動で連携してメール配信が行えます。

また、メールの自動化や適切なタイミングでのフォローが可能となりました。

メール配信の結果も自動的にkintoneに保存されるため、効果の確認や対策立案にも役立ちます。

顧客リスト作業が5分に短縮した事例

kintoneと配配メールの連携によって、顧客リスト関連作業にかかる時間を大幅に削減した、株式会社FREEDiVEの事例を紹介します。マーケティングコンサルをメイン事業としている同社では、かつて1万件にのぼる顧客情報をスプレッドシートのみで管理していました。

顧客情報の有効活用に限界を感じたため、kintoneの導入を決心し、さらに手間のかかっていた顧客リスト抽出作業への対策としてkintoneと連携可能な配配メールの利用を開始しました。1時間かかっていた顧客リストの作成とメール配信が、サービス導入によって自動化できたのが大きな成果です。

また、タイミングに合わせて配信するステップメールも自動化したことで、メールマーケティング全体に及ぶ業務効率化を達成しました。

関連記事はこちら「株式会社FREEDiVE様」の配配メール導入事例

まとめ

顧客リストは、単に顧客の情報をまとめておくものではなく、データベース化して営業やマーケティングに活かせる仕組みを整えておくことが重要です。スプレッドシートなどでも基本的な管理は可能ですが、より効果的な運用をするためには、自社に合った機能をカスタマイズできるkintoneのようなツールの利用も検討してみましょう。

ご紹介した、kintoneで顧客管理場合のポイントを参考に、自社の顧客管理方法を見直してみてください。顧客管理と合わせてメールマーケティング強化の必要性を感じている場合は、配配メールとの連携がおすすめです。