kintoneを活用することで、顧客情報や商談の進捗管理、見積書・請求書の作成といった営業活動における業務プロセスを改善することができます。

しかし、kintoneでこれらを管理しているものの、管理しているだけになってしまい、顧客情報を活用した営業活動ができていないという声を耳にすることも少なくありません。

本記事では、kintoneで管理している顧客情報を活用して、営業活動をより効果的に、効率的に行うための方法についてご紹介します。

kintoneとは

kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。

顧客管理、案件管理、日報、プロジェクト管理、会議管理、タスク管理、経費管理、ファイル管理など、さまざまな業務を効率化・自動化することができ、業種業態に関わらず30,000社以上が利用しています。

営業活動におけるkintoneの活用例

kintoneを既に利用されている方なら実際に活用されている方もいらっしゃるかと思いますが、営業活動におけるkintoneの活用方法を紹介します。

顧客情報の管理

顧客情報の一元管理は、営業活動を効率化するための1つの要素です。

顧客情報の管理を複数のシステムに分散した管理方法やExcelなどを用いた管理方法では、顧客情報の検索や更新に時間がかかるだけでなく、データの重複や誤り、データの紛失などが発生するリスクが高くなります。

kintoneでは、そんな顧客情報の一元管理を簡単に行うことができます。

顧客の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの基本情報から、商談の履歴、見積書・請求書の履歴、契約情報など、営業活動に必要なすべての情報を一元的に管理することができます。

顧客情報を閲覧したい場合は、kintoneにアクセスすることで全て確認することができます。

これにより、顧客情報の検索にかかる時間を大幅に削減することができます。

また、顧客情報の更新も一か所で行うことができるため、顧客情報の管理が容易になります。

商談の進捗管理

営業活動において、商談の進捗管理は案件が契約に繋がるかどうかを左右する要素になります。

商談済みのユーザーへの連絡日を間違えてしまったりすると関係性が悪くなってしまう可能性などもあるため、商談の進捗管理は営業活動において重要になります。

kintoneでは、商談の進捗をステータスごとに管理することができます。

例えば、商談のステータスを「未接触」「商談獲得」「商談中」「見積書提出」「契約済み」「失注」など、任意のステータスに分類することができます。

営業担当者は、商談のステータスを確認することで、商談の進捗状況を把握することができます。

商談の進捗状況を可視化することで、営業担当者は商談の見込み度を判断し、優先順位を付けて営業活動を行うことができます。

例えば、商談のステータスが「見積書提出」の場合は、商談見込み度が高いと判断できます。

このように、商談の進捗状況を可視化することで、営業担当者はより効率的に営業活動を行うことができます。

案件分析

営業管理職の方であれば、常日頃から売上予測を算出したり、メンバーの進捗管理をするために商談件数や契約数などを集計する場面は多いのではないでしょうか。

kintoneで一元管理をすることで、顧客情報から売上の進捗確認や売上予測をグラフで可視化することができます。

これにより、都度メンバーへ確認する手間も省くことができるだけなく、メンバー自身も数値を算出するための稼働工数が発生しないため、営業活動にフォーカスすることが可能となり、営業活動の効率化に繋がります。

商談獲得を効率化させるためのメール配信活用術

前述した内容は、顧客情報の管理・分析について紹介しましたが、ここからはkintoneで蓄積した顧客情報を活用し、商談獲得を効率化させるためのメール配信活用術をお伝えします。

まず、商談を獲得する方法ですが、テレアポによるリスト架電、オンライン上で問い合わせや資料請求をしてもらい接触する方法など多岐に渡ります。

1回のアプローチで商談獲得ができることに越したことはありませんが、仮に商談獲得率が40%だとした場合、残りの60%は商談獲得の見込みがないのでしょうか。

Sirius Diecisionsの調査によると「営業担当者が追わないと判断した案件のうち約8割が2年以内に競合他社から製品を購入する」と提唱しています。

つまり、この残りの60%の見込み客に対して適切にフォローをしていくことで、商談獲得数が向上し売上アップに繋がるのです。

そして、このフォローを行う方法としてメール配信が有効な手段として挙げられます。

その理由として、2つ挙げられます。

自社の存在を思い出してもらいやすくなる

見込み客の検討状況の変化に対応するには、接点を築いておくことが重要です。

その接点づくりにおいて重要な定期的なアプローチを実現するのがメール配信です。

アプローチの効率化に繋がるのはもちろん、見込み客全員に対して一斉メール配信も可能なため、営業担当者の稼働時間削減にも繋がります。

見込み客の状態を可視化することができる

メール配信はメールを受け取った見込み客がメールを開封したか、リンクをクリックしたかのデータを検知することができます。

開封やクリックといったアクションを起こした顧客は比較的温度感の高い見込み客です。

これによって、クリックした見込み客のみを抽出したリストを活用することで、架電リストを上から順番に架電するよりも効率的に見込み客にアプローチすることができます。

kintoneからメール配信する方法

kintoneを活用してメール配信をする上で、注意しなければならないことがあります。

それは、kintoneの機能にメール配信機能は搭載されていないため、kintoneから直接メール送信をすることができません。

kintoneからメール配信をする際は、プラグインまたは外部サービスと連携することでメール配信が可能となります。

配配メールとの連携

2023年3月にサイボウズ株式会社が提供する業務改善プラットフォーム「kintone」との連携をリリースいたしました。

この連携により、kintoneで保有している顧客情報を、配信リストとして「配配メール」に同期することで、メール配信や効果測定・分析など、優先度の高い見込み客へのアプローチをラクに効果的に行えます。

配配メール × kintone連携でできること

連携作業がラク

API開発が不要で、kintoneの顧客リストをそのまま配配メールへ連携することができ、すぐに運用開始することができます。

自動フォロー

kintone上で顧客情報を更新することで、配配メールに登録されている顧客情報も自動更新することができます。

これにより、都度のリスト登録作業が不要となり、リスト登録作業が効率化されるだけなく、ステップメールを活用しkintone上の顧客情報が更新されたのをきっかけに配配メールにてメールを自動配信することが可能です。

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配信結果をkintoneに自動同期

配信結果をkintoneに戻すことができます。

どの見込み顧客が、いつ、なんのメールを開封・クリックしたか管理することで見込み顧客へのアプローチを効率的に行うことが可能です。

関連ページ配配メール × kintone連携に関するお問い合わせはこちらから

まとめ

kintoneはただ単に顧客情報を管理したりするためのツールではなく、業務改善をするためのツールです。

kintoneで管理している情報を活用することで、営業活動が効率化され、生産性を高めることができます。

その方法として、メール配信を例に具体的な顧客情報の活用例を紹介させていただきました。

是非本記事を参考にしていただき営業活動の効率化に役立てていただければと思います。