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業務効率化とは?アイデア7選とおすすめツール、事例を紹介

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業務効率化とは?アイデア7選とおすすめツール、事例を紹介

業務効率化は、生産性の向上などのメリットがあり、企業が重要視するポイントです。しかし、業務効率化を図ってもうまくいかないケースがあるなど、進め方に注意が必要です。今回は業務効率化の概要や企業のメリット・デメリット、おすすめのITツール・システムなどをご紹介します。

目次

    業務効率化とは?生産性向上との違い

    業務効率化とは、さまざまな業務プロセスのムダを省くことです。近年、働き方改革の推進や人材不足の深刻化などの影響で、業務効率化が重要視されています。

    業務効率化に取り組むべき箇所を見極めるために、まずは「業務効率化とは具体的にどのようなものなのか」と「生産性向上とはどのように違うのか」を解説していきます。

    業務効率化とは業務プロセスからムダを省くこと

    業務効率化とは、業務プロセスからムダな部分を省く取り組みのことです。従来のさまざまな業務プロセスに「ムリ・ムダ・ムラ」がある部分がないかを見直し、非効率的であったプロセスを改善することによって、企業全体の生産効率を高めます。

    業務効率化により、少ない人員で多くの成果を創出できるため、人材不足などの課題解決に役立つでしょう。また、従業員がコア業務に集中できるようになること、企業の競争力強化につながることなどがメリットです。

    「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして効果的に業務の効率をアップするためには、業務全体の課題を見える化したうえで、関連した業務とあわせて見直しを図ることが重要です。

    業務効率化と生産性向上との違い

    一方で生産性向上とは、少ないリソース(資源)によって大きな成果を得ることを指します。業務効率化と生産性向上でとくに大きな違いは、重視するポイントです。

    それぞれで重視するポイントには、以下のような違いがあります。

    • 業務効率化……成果を出すためにかかる作業や業務を効率化する
    • 生産性向上……成果を最大化する

    業務効率化はリソースを減らして今までと同等の成果を出すための取り組みで、生産性向上は成果を上げるための取り組みです。業務効率化を進めることで、少ない資源でも成果を上げやすくなるため、結果的に生産性の向上にもつながっていきます。つまり、生産性の向上を狙っている場合にも、業務効率化の施策を実施することがあるということです。

    企業における業務効率化のメリット

    業務効率化によって企業にもたらされるメリットは、大きく分けると以下のとおりです。

    • 時間的なコストを削減できる
    • 従業員のモチベーションがアップする
    • 企業の利益率がアップする

    このように、業務効率化は企業にさまざまなメリットがあります。企業の生産性の向上や従業員が働きやすい環境づくりの推進、新しい事業を始める際の業務整理などを検討している場合に、仕事のプロセスを見直して業務効率化を実行すると良いでしょう。

    それでは、業務効率化を進めるメリットを、それぞれ詳しく解説します。

    時間的なコストを削減できる

    企業が業務効率化を進めると、「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで、作業に必要な時間を削減できるメリットがあります。

    業務効率化によって、今まで時間をかけてやっていたのと同等の仕事を、時間をかけずに終わらせられるようになるのです。その結果、従業員の残業時間が減り、人件費などの費用面の削減にもつながりますし、削減できた時間を売上に直結するコア業務にかけることができます。

    従業員のモチベーションがアップする

    企業の業務効率化によって、従業員のモチベーションアップにつなげられることもメリットです。業務による負担を軽減でき、労働時間が短縮されることで、身体的な負担の軽減にもつなげられます。

    これらの効果によって、今までよりも従業員が働きやすい環境をつくれるでしょう。労働環境が改善し、働きやすい環境になることで、従業員のモチベーションの向上が期待できます。また、従業員満足度の向上や離職率低下、従業員定着率の向上、働き方改革の推進につなげられます。

    さらに、業務効率化を目指して従来の作業を見直していくこと自体も、従業員のモチベーションの向上に有効です。作業の見直しによって、今までなぜ必要なのかもわからないままにやらされていた業務の目的が理解でき、納得したうえで仕事ができるようになるケースがあるためです。

    企業の利益率がアップする

    業務効率化によって生産性が向上し、企業利益の増大につなげられるメリットもあります。今までの利益を保ちながら、業務に必要な時間や経費などのコストを削減できるため、企業の利益率向上が可能です。

    また、業務効率化を進めることで企業のリソースに余裕ができ、新しい事業や分野を開拓できるようになることもメリットです。

    営業に関する業務の効率化を知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

    関連記事はこちら営業を効率化する重要性やメリット、達成のための4ステップを解説

    企業における業務効率化のデメリット

    一方で、企業の業務効率化を進めることで起こり得るデメリットもあります。業務効率化のデメリットや懸念される事柄の例は、以下のとおりです。

    • 業務効率化の推進のために導入したITツールなどのコストがかかる
    • ITツールの導入によって、セキュリティリスクが発生する可能性がある
    • 仕事の進め方を変えたことで、新しい手法に慣れるために手間がかかる

    これらのデメリットを回避し、業務の効率化をスムーズに進めるためには、予算に合わせたツール選び、情報セキュリティの社内研修の実施、マニュアルの準備などの対策をしておくと良いでしょう。

    業務効率化をスムーズに進めるための4ステップ

    業務効率化をスムーズに進めるための4ステップ

    前述したメリットを最大限生かしながらデメリットを回避するためには、業務効率化の手順をしっかりとおさえておくことが大切です。業務効率化を進める手順は、大きく分けると以下のとおりです。

    • 業務内容や課題を見える化する
    • 業務効率化の優先順位を決める
    • 手法やツールを検討する
    • 実施後は効果を検証する

    場合によっては、業務効率化を進めようとしたことで、むしろ仕事がしにくくなってしまうことがあります。これは、業務効率化を正しく進められず、うまく検討できなかったことで起こると考えられます。

    そうならないように、業務効率化をスムーズに進めていくための4つのステップを確認しましょう。

    1.業務内容や課題を見える化する

    まずは、現状の業務フローを改めて確認し、業務内容や課題を見える化します。業務の内容・担当者・業務に対して必要な人員・所要時間・工数・発生頻度・発生時期などをまとめ、業務の棚卸しをしましょう。

    業務の全体像と課題を見える化して明確にすることで、業務効率化のために改善したほうが良い部分が判断しやすくなります。改善したほうが良い課題としてよくあるのが、複数の従業員の作業が重複してしまっているケースや、作業時間が長く必要な箇所などです。

    2.業務効率化の優先順位を決める

    次に、見える化した情報をもとに、業務効率化での優先順位を決めます。業務効率化をスムーズに進めるためには、効率化の効果が出やすい業務や、効率化がしやすい業務を優先して進めていくことが重要です。

    また現状の工数や、マニュアル化しやすい業務かどうか、業務の改善によってほかの業務まで改善されるかも確認し、優先順位を決めましょう。

    優先順位を決めたら、効率化を進める無理のないスケジュールを組みます。一斉に着手すると現場が混乱する可能性があるため、注意が必要です。

    3.手法やツールを検討する

    続いて、どのような手法やツールを活用して業務の効率化を図るのかを考えます。ツールの選定は、業務そのものや業務にかける時間を削減することを検討してから、導入するものを検討すると良いでしょう。

    前述したツール導入によるデメリットを回避するには、企業の状況や各業務に合わせたものを選ぶことが重要です。おすすめツールの具体的な情報は、後の章でご紹介します。

    4.実施後は効果を検証する

    その後、スケジュールにあわせて実際に業務効率化を進めていきましょう。業務効率化は、現場の受け入れ態勢を整えてから実施することが重要です。事前にマニュアルやフローを周知し、できるだけ繁忙期を避けたうえで実行します。

    実施後は、どのような効果が出たかを検証してフィードバックしましょう。一度実施しても、まだ課題を最適な状態で解決できたとは限りません。改善のためのPDCAサイクルを回すことが重要なのです。

    PDCAサイクルとは、Plan(計画)・Do(実行)・Check(測定・評価)・Action(対策・改善)の4つからなる仮説・検証型プロセスを指します。継続的にPDCAサイクルを回すことにより連続的なフィードバックが行え、改善につなげられます。

    業務効率化のためのアイデア7選

    業務効率化につながるおすすめのアイデアの例は、以下のとおりです。

    • 不要と思われる業務をやめてみる
    • 業務マニュアルやフローを作成する
    • 業務の優先順位を決めていく
    • 業務をわける、またはまとめる
    • 担当業務の配置を見直す
    • 業務の自動化を図る
    • 外部サービスを活用する

    そのほかにも、組織体制を変更したり、従業員の導線を考えた動きやすいレイアウトに変更したりなどと工夫するのも良いでしょう。また、単体だけではなく、これら複数のアイデアを組み合わせることでより効果的な改善を図れる可能性があります。

    それでは、おすすめのアイデアの例をさらに詳しく確認しましょう。

    1.不要と思われる業務をやめてみる

    業務効率化を進める際にまず考えたいことが、従来の仕事のうちの不要と思われる業務を見つけて、やめてみることです。費用や時間、手間をかけずに効果的に業務の効率アップにつなげられるため、積極的に進めることをおすすめします。

    例えば、必要のない会議が定例化している場合は、会議をやめたり回数を減らしたりといった手法を検討してみると良いでしょう。

    2.業務マニュアルやフローを作成する

    誰もが同じプロセスを踏んで業務を遂行し、同等の結果を出せるように、業務マニュアルやフローを作成するのもおすすめです。マニュアル化によって、無駄な手順や不要な業務を削減し、業務の効率化が図れます。また、マニュアルを見て業務を行うことで、誰が対応しても品質が均一化されることで、品質アップにもつながるでしょう。

    業務マニュアルやフローの作成は、定型化できる業務や繰り返し実施する業務に効果的な方法です。

    3.業務の優先順位を決めていく

    業務の優先順位を決めておくことでも、業務を効率化できます。時間の長い業務と時間のかからない業務があるならば、先に時間がかかる業務に取り組むことを決めておくと良いでしょう。

    また、納期や成果への影響度合い、難易度などで優先順位を決め手、優先順位の高い業務から実施することで、優先度が低く効率化できそうな業務を洗い出すこともできます。

    4.業務をわける、またはまとめる

    業務をわけたり、まとめたりすることでも業務の効率化になります。業務が集中した場合、対応する時間をわけると担当者の負荷軽減が可能です。また各工程が独立したものは、複数の担当者・部署に業務を分散させると、担当業務を簡素化できて業務の効率化につながります。

    一方で、従来の作業方法で複数の担当者や部署が行っていた業務を、単独の担当者・部署にまとめると情報の一元化および業務の効率化が可能です。こまめな情報共有が必要な業務や各工程間の関連が強い業務は、担当者・部署をまとめられないか考えてみましょう。

    5.担当業務の配置を見直す

    担当業務の配置の見直しも業務効率化につながります。従業員によっては、現在の業務ではない業務に適したスキルを持っているかもしれません。不得意な業務でもこなす必要があるものの、得意な業務を任せたほうが業務の効率を上げられるでしょう。

    また、人員が多いところから足りていないところへと配置転換することも、業務効率を向上させる方法です。人事担当者や部署の責任者、従業員で相談し、適正な担当部門や担当者を調整しましょう。

    6.業務の自動化を図る

    システムやツールの導入によって、業務の自動化を図るのもおすすめです。これは、何度も同じことをするような定型業務に向いています。自動計算やデータの自動反映など、システムやツールをうまく使って自動化を図ると良いでしょう。

    具体的には、以下のようなシステムやツールの活用が挙げられます。

    • Excelの自動計算
    • RPA(ロボットが記憶し自動化するシステム)による業務の自動化
    • AIによる外部からの照会への回答の自動化

    また、活用によって業務時間を短縮できる以下のようなシステムもあります。

    • SFA(営業支援ツール)による営業の業務効率化
    • MA(マーケティングオートメーション)によるマーケティング業務の効率化

    7.外部サービスを活用する

    業務効率化には、外部サービスを活用するのも良いでしょう。外部サービスの活用には、専門家のコンサルティングを受ける方法と、社内の従業員以外でもできる業務をアウトソーシングする方法があります。

    ただし、かえってコストがかかるケースもあります。費用やサービス内容を確認し、効果的かどうかをしっかりと検討しましょう。

    業務効率化を成功させるためのポイント

    業務効率化を成功させるためのポイント

    業務効率化を成功させるポイントは、以下のとおりです。

    • 現場で働く従業員をフォローする
    • 検証とフィードバックを行う
    • 定着しやすいシステム、ツールを選ぶ

    また、業務効率化の手段であるツールの導入など自体が目的になってしまうことのないように気をつけましょう。それでは、先述した業務効率のアイデアを成功させるためのポイントを確認していきます。

    現場で働く従業員をフォローする

    スムーズに業務効率化を進めるためには、現場で働く従業員をフォローすることが重要です。業務効率化を進めることは、実際の現場でかならず良い結果につながるわけではありません。かえって効率が悪くなるケースや従業員に定着しないケースがありえます。

    施策を実施する前に、導入する方法に関して現場の従業員へのしっかりとした説明が必要です。さらに、効率化が従業員にもたらす影響や対策を考えておきましょう。

    また、業務効率化の効果をより高めるために、業務効率化の必要性やどのように効率化につながるのかなどを、従業員が理解できるように周知します。

    検証とフィードバックを行う

    先述したように、業務効率化には検証とフィードバックが重要です。自社に合う手法やツールを検討し、導入しても、実際にやってみるとむしろ効率が下がる可能性があります。もしもうまくいかず、期待したような業務効率化の効果が表れない場合には、別の手法を検討すると良いでしょう。

    効果の検証のためには、従業員への聞き取りや定期的な業務効率の確認をします。業務上のミスに変化があったかどうかまで確認し、運用しながらフィードバックを行い、改善につなげましょう。

    定着しやすいシステム、ツールを選ぶ

    業務効率化のために新しいシステムやツールを導入する際は、従業員がスムーズに使える、定着しやすいものを選ぶことが大切です。具体的には、シンプルでITツールに慣れていなくても操作しやすいかどうか、また業務効率化に必要な機能が備わっているかなどを確認します。

    既存のシステムがあれば、導入するシステムが簡単に連携できるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

    おすすめのツールやシステムの詳細は、次の章で詳しくご紹介します。

    業務効率化におすすめのITツール・システム

    業務効率化におすすめのITツールやシステムは、以下のとおりです。

    • オンライン会議ツール
    • ビジネスチャットツール
    • タスク管理
    • 顧客管理ツール
    • クラウドストレージサービス
    • マーケティングツール

    これらの特徴を知り、自社の業務に合ったものの導入を検討すると良いでしょう。

    それでは、それぞれのITツールやシステムの特徴をご紹介します。

    オンライン会議ツール

    会議にかける時間を短縮したいときは、オンライン会議ツールの導入がおすすめです。オンライン会議ツールには、「Zoom」「GoogleMeet」「Teams」などがあります。

    離れた場所にいながら同じ会議に参加できるため、移動時間を大幅に削減可能です。また、集合型の研修にかけていた費用の削減にもつながります。

    ビジネスチャットツール

    ビジネスチャットツールを活用すると、ビジネスにおけるコミュニケーションが円滑になり、スピーディーな情報共有ができ、業務効率の向上が可能です。また、チャット履歴をあとから確認できることもメリットです。

    ビジネスチャットツールの代表的なサービスには、「Slack」や「Chatwork」などがあります。リモートワークの増加による、コミュニケーション不足などの課題の解決にも役立つでしょう。

    タスク管理

    「Backlog」や「Trello」などのタスク管理サービスも、業務の効率化に役立ちます。タスク管理サービスを使うと、タスクやプロジェクトが可視化された状態で管理可能です。業務の優先順位決めが容易になり、自分のTo Doリストもできるため、業務を進めやすくなります。

    また、任意のグループでそれぞれの進行状況を共有でき、適切に業務を振り分けやすくなることもメリットです。

    顧客管理ツール

    営業や顧客管理業務を効率化するためには、SFAやCRMなどのツールを活用すると良いでしょう。SFAとは営業支援ツールのことで、「Sales Cloud」などが有名です。CRMとは顧客関係管理システムのことで、「Zoho CRM」などがあります。

    SFAやCRMを活用すれば、グラフの作成や分析をデータ入力のみでできるようになるなどの機能が使え、顧客管理の効率化を図れます。

    関連記事はこちら営業支援ツールのメリットやおすすめツール10選を紹介

    クラウドストレージサービス

    業務効率化には、クラウドストレージサービスも有効です。クラウドストレージサービスとは、オンライン上でファイル共有が可能なサービスです。

    活用すると、クラウドを経由して任意のメンバーとファイルを共有できるようになります。共有の容易さやデータの容量、セキュリティなどの面で、メールやUSBを使うよりもメリットがあります。

    クラウドストレージサービスで有名なものは、「GoogleDrive」や「DropBox」などです。

    マーケティングツール

    マーケティングの業務効率化を図るならば、マーケティングツールがおすすめです。

    主にデジタルチャネルを通じたマーケティング活動の自動化に役立つツールで、「Adobe Marketo Engage」などが有名です。獲得した顧客の情報を一元管理でき、データを探す時間を短縮できます。

    メルマガやステップメールなど、メールマーケティングの業務効率化を図りたいときは、メール配信サービスを活用すると良いでしょう。短時間での大量配信が可能であること、配信先の登録やグループ分けができること、HTMLメールの作成が簡単なこと、メール到達率が向上することなどのメリットがあります。

    関連記事はこちらメルマガのプロ厳選!メール配信システム15選を比較【2023年10月最新】

    ツールを活用し業務効率化に成功した事例

    自社の課題にあわせたITツール・システムを導入することで業務効率化が期待できます。ここでは、メール配信サービスである「配配メール」を活用し、業務効率化に成功した事例を紹介します。

    一般社団法人日本経営協会様は、もともと顧客情報をExcelで管理して、メールを手作業で作成されていました。実際にはなかったものの、手作業での個別配信では配信宛先の入力ミスが起こり得るリスクがあること、また多くの作業時間がかかることが課題でした。

    そこで、メール配信に特化したサービスである「配配メール」を導入しました。「配配メール」を活用することで、1回あたり30分〜1時間ほど稼働が発生していた作業が、1回あたり10分程度で作業を終えられるように。作業ミスのリスクもなくなり、稼働時間も約70%の削減に成功しました。

    「配配メール」では、開封率を確認する機能などもあり、顧客が興味を持ったメールが把握できるため、営業活動の効率化にも活用されています。ご興味のある方は以下よりお問い合わせください。

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    関連記事はこちら「一般社団法人日本経営協会様」の配配メール導入事例

    まとめ

    業務プロセスのムダを省いて業務を改善できる業務効率化は、人材不足の深刻化などの背景もあって重要視されている課題のひとつです。ただし、業務効率化をしようとしても、ポイントを理解していないと逆効果になってしまう恐れがあります。

    今回ご紹介した企業におけるメリット・デメリットやスムーズに進めるステップ、業務効率化を進めるアイデア、おすすめのITツールなどを参考に、業務に役立ててください。

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    記事執筆者紹介

    記事執筆者 大塚 陽生紹介
    大塚 陽生著者大塚 陽生のtwitterへのリンク
    株式会社ラクス 配配メール事業部 企画課
    オンラインマーケティングチーム

    広告代理店の営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインマーケティングチームに所属し広告運用や営業メールの運用を担当。メルラボでは、主に自身のメール配信実績をもとにした記事を作成。

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