【例文つき】展示会のお礼メールから商談獲得する方法をご紹介

展示会に出展した後は、自社のブースを訪れてくれたお客様にお礼メールを送信すると効果的です。
とはいえ、どのようなメールを送れば良いのかわからず、つい後回しにしてしまうという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、展示会の後に送信するお礼メールを効果的にするためのポイントや書き方、具体的な例文などをご紹介します。

展示会後に【お礼メール】を送るべき理由

展示会が終わった後は、ブースで名刺交換を行ったお客様に対し、お礼メールを送ることが重要です。

展示会に参加したお客様は多くのブースをまわっているため、必ずしも自社を覚えているとは限りません。さらに、似たような製品を出展しているブースが多ければ「どの会社がどんな製品を展示していたのか」などの細かい部分は記憶に残りにくい場合もあるでしょう。

そのため、展示会後ただちに「〇〇の製品を紹介していた●●という会社です、本日はご来場ありがとうございました」といった内容のお礼メールを送ることで、自社の存在を印象づけたり、「お礼メールを送ってくれるなんて、丁寧な会社だ」と好印象を与えることも期待できます。

展示会後にお礼メールを送信する3つのメリット

展示会後にお礼メールを送信することには、次の3つのメリットがあります。

お客様の記憶に残りやすくなる

前述のように展示会にはさまざまなブースが出展しており、来場者は1日のなかで多くの製品に関する説明を受けるのが一般的です。特にジャンルに特化した展示会では似たような製品を取り扱っている競合他社が多く、自社の製品が来場者の印象に残っていないことも考えられます。

そこで展示会後にお礼メールを送信すれば「あの製品を紹介していた会社か」と自社の存在を思い出してもらえます。結果、自社の商品への関心を高めて「より深く知りたい」と思わせる効果が期待できます。

お客様との信頼関係の構築につながる

お礼メールでは、限られた時間の中で多くのブースの中から自社ブースに立ち寄り、お話いただいたことに対し、丁寧な感謝の気持ちを伝えましょう。これにより、お客様へ誠実な印象を与え、自社や紹介した製品に対する信頼感が増します。その結果、次のテレアポなどのアクションにおいても、快く電話対応いただけることが期待でき、今後の自社とお客様との関係の基盤をより強固にすることができます。

お客様側からの具体的なアクションにつながる

展示会当日に展示ブースで名刺交換をしたとしても、自発的に連絡をする来場者は少ないと考えられます。そこで展示会後にお礼メールを送信すれば、自社に多少の興味をもっているお客様が「自分から連絡するほどではなかったけど、製品は気になっていたからちょっと詳しく聞いてみようかな」という気持ちをもち、具体的な商談につながる可能性もあります。

具体的なアクションにつながれば、自社の商品やサービスのメリットを説明し購入につなげるチャンスが生まれます。このことから、コミュニケーションのきっかけとしてお礼メールは有効であるといえるでしょう。

展示会の後にメールを送信する際のポイント

展示会の後にメールを送信する際は、次の3つのポイントをおさえることでより効果の高いメールになります。

閉会後できるだけ早く送信する

展示会の後のお礼メールは、閉会後できるだけ早い段階で送信することが大切です。閉会から時間が経つと自社がどのような会社だったのかを忘れられる可能性があり、お客様の関心が薄れることで商談につながらない場合があるためです。

件数が多くお礼メールの送信に時間がかかりそうなときは、特に確度が高そうなセグメントから優先的にお礼メールを送信することをおすすめします。早い企業は名刺交換の当日にお礼メールを送っています。できれば1～2営業日以内に送るのが望ましいでしょう。

お客様の関心度に合わせて内容を変える

展示会後のお礼メールは、お客様の関心度に合わせた内容を作成してセグメント別に送信しましょう。少し興味がある程度のお客様に対して商品の購入を積極的にアプローチしても、「まだ購入するかどうかも決めていないのに押しつけられている」と感じられてしまうでしょう。

一方でお客様が具体的に購入を検討している段階でアポをとらずに時間が過ぎると、競合他社の製品に決定されてしまい機会損失につながることもあります。

お客様にメリットを提供する

お礼メールのなかに、お客様のメリットとなる情報を提供するとメールの効果が高まると考えられます。
例えば「キャンペーン中で期間内にご契約いただくと〇%オフ」「サンプル取り寄せで〇〇をプレゼント」などのお得な情報を添えておくと、リードの関心を惹きつける効果が期待できます。

お客様に次のアクションを促す内容を入れる

お礼メールといえど、せっかくお客様にアプローチする機会なので、次のアクションにつながるような内容を盛り込みましょう。

「次のアクションにつながる内容」は、お客様の興味関心度合いによって変わります。たとえば、すぐにサービスの購入や導入につながらない見込み客であれば、まずはセミナーの案内やホワイトペーパーの紹介が良いでしょう。

一方、サービス導入や購入を検討している検討意欲の高い見込み客であれば、見積もり依頼や資料請求・トライアルを促す内容や、「お打ち合わせで当社製品について改めて詳しくお話しさせていただければと存じます」とアポ打診するのも良いでしょう。

当日の様子を思い出せる要素を入れる

展示会に来場したお客様は自社のブース以外に何社ものブースに来訪しています。数多くの企業と名刺交換もしており、その分お礼メールを受け取る数も多いでしょう。

その中で埋もれてしまわないようにも、メールの中に当日のことを思い出せるような要素を盛り込むのも1つです。

例えば、当日のブースの写真や、名刺交換した人の写真、ブースで話した内容を入れるなど工夫してみましょう。

展示会の後にお礼メールを送るためのステップ

展示会の後にお礼メールを送るためには、事前準備を十分に行うことが大切です。

ここでは、お礼メールを送るまでの4つのステップをご紹介します。

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1.セグメントする

展示会にはさまざまな来場者が足を運ぶため、自社に集まるお客様の情報も多種多様です。全てのお客様が自社の商品に興味をもつ層であるとは限らないため、お客様の特徴や属性ごとにセグメントを行い、自社のターゲットとなりそうなお客様を抽出しアプローチすることが重要になります。

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2.メールの本文を作成する

セグメントを行った後は、セグメント別に送信するお礼メールの本文を作成します。

件名

件名は、受信者はメールを開封するか検討する重要要素です。
ひと目見て、メールの概要がわかるような件名をつけましょう。

宛名

ブースに来訪してくれたお客様の会社・団体名とお名前を本文冒頭に入れるようにしましょう。本文に自分の名前が記載されていると、自分宛のメールだと認識され、ちゃんと中身を読もうという心理が働きます。そのため、一斉送信の場合でも、差し込み機能などを活用して企業名や氏名を入れることをおすすめします。

弊社が提供する配配メールでも簡単に企業名・氏名を入れられる差し込み機能を提供しています。ご興味のある方は以下より詳細をご確認ください。

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冒頭のあいさつ

メール本文の冒頭では、自分は何者なのかとあいさつ文を入れるようにしましょう。
まず、会社名と名前はもちろん、当日名刺交換をした人なのか、商品の説明をした人なのかといった相手との関係性も添えておくと思いだしてもらいやすいです。

また、展示会のお礼メールなので、挨拶文としては「先日は、〇〇フォーラムにて弊社ブースに起こしていただき、ありがとうございました」といった表現が一般的です。

本文

本文では、以下の内容について簡潔にまとめましょう。
・展示会の内容や話した内容についてのフォロー
いつ開催された展示会へのお礼なのかを明確にするために、日付は必ず記載しましょう。加えて、どのような展示を行っていた会社なのかを伝えておくと、思い出してもらいやすいです。
また、当日話した内容についての補足などを入れることで、覚えていてくれたという特別感も演出できます。

・簡単なサービスの紹介
ここはあくまでも簡単に紹介しましょう。あまり長く書いてしまうと営業要素が強くなってしまい、温度感の低い見込み客にとってはやや負担になります。

・次のアクションにつなげる内容
温度感の低い見込み客に対しては、当日聞いた話から興味関心がありそうなセミナーやホワイトペーパーの紹介、温度感の高い見込み客であれば、アポ打診や資料請求・トライアルなどを促す内容を入れましょう。

結び

メールの終わりには、簡単な締めのあいさつ文を入れます。
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
・サービスについて気になることや不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
といった表現などが活用できます。

署名

最後は必ず署名を忘れずに入れましょう。
署名には、「企業名」「会社所在地」「部署」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記載するのが一般的です。

その他に、公式のSNSアカウントや製品サイトURLなども一緒に記載しておくと、興味のある方はアクセスしてくれるので、次のアクションにもつながります。

3.メールを配信する

メールの本文を作成したら、実際にメールを配信します。
数件程度であれば普段使用しているメーラーから送ることもできますが、数が多い場合にはメール配信システムやMAツールなどを導入して送信することも検討しましょう。まとまった件数があれば、メールの配信結果を分析して今後のマーケティング戦略に役立てることもできます。

想定外のトラブルを防止しやすくするために、メールを配信する前にテスト配信を行っておくことも大切です。

4.アフターフォロー

お礼メールの送信が終わった後は、反応があったお客様に対するアフターフォローを行います。
商談を希望するお客様には個別にアポをとり、「それほど関心が高まっているわけではないものの自社の商品に興味がありそう」といったお客様に対しては、継続的にメールなどでコミュニケーションをとりながら少しずつ関心を高めていきます。

十分に確度が高まったお客様から営業部門に引き渡し、具体的な商談につなげて契約に結びつけましょう。

展示会から効率的に商談獲得に繋げるためのノウハウ

展示会へ出展する目的はなんでしょうか。もちろん一度に大量のリードを獲得できる手段ではありますが、最終的な成果である「売上拡大」を実現するための1つの手段として展示会へ出展されている企業が多いのではないでしょうか。

しかし、実際は展示会出展をしてリードは獲得できたものの、追客ができずに放置してしまっているといった企業は少なくありません。

どのように、追客をしていけば、展示会で獲得したリードから売上に繋げることができるのかをラクスが実践している手法とあわせてご紹介いたします。

前提

まず、大前提にはなりますが、展示会で獲得したリードは「確度が低い(=サービスへの興味関心が低い)」ということを認識しておく必要があります。

もちろん中には、サービス導入を前提に会場へ足を運ばれている方もいらっしゃいますが、割合としては極小です。

そのため、興味関心を引き上げていく必要があります。

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お礼メール

これまでご紹介してきた内容をもとに展開会終了後にお礼メールを送信しましょう。

追客(開催3日後まで)

3日にかけて電話での接触を試みます。繋がらなかった場合は、メールに切り替えて反応があるか確認します。

メールで追客する際は、製品概要や導入事例などの資料があればあわせて送ると、サービス理解を促すことができるため資料を添付することをおすすめします。

リスト整理

開催3日後までに接触できなかった案件については、案件フェーズを引き下げ、ハウスリストとして管理します。

ナーチャリング

ハウスリストに入ってきたリードについては、メール配信を軸にしたノウハウ提供などを通じて接触を図ります。

ここでは配配メールBridgeを活用したアプローチをご紹介します。

Web来訪通知と電話のかけ合わせ

メール配信をきっかけに指定したWebページに見込み客が訪問したタイミングで「誰が」Webページに訪問したかを通知することができます。

見込み客の動きを検知することで、アプローチするタイミングが最適化され、リスト順に架電していくよりも、アポ率が5ポイント高くなるという検証結果があります。

詳しくはこちら　配配メール「Bridge」でできること

メール配信とホットリード抽出を活用した商談獲得手法

複数のメール配信結果を横断して、メールに反応した見込み客を抽出することができるためより精度の高い「ホットリード」の抽出が行えます。

こちらの方法は、展示会出展後に獲得した名刺が放置されてしまっているといった課題感をお持ちの方は効果的なアプローチとなっております。

詳しくはこちら　配配メール「Bridge」でできること

【付録】展示会のお礼メール【例文】

最後に、実際に使える展示会のお礼メールの例文を「確度が高い場合」と「確度が低い場合」の2種類にわけてご紹介します。

確度が高い場合

【件名】【ご来場の御礼】〇〇ブースにご来場いただきありがとうございました

【本文】
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△と申します。

先日の〇〇展示会では、
お忙しいなか当社ブースにお立ち寄りいただき誠にありがとうございました。

ブースでは、〇〇様に■■（製品名）の●●プランをご案内いたしましたが、ご参考になりましたでしょうか。説明不足の点もあったかと思いますので、PDFにて■■の全プランが掲載された資料をご用意いたしました。よろしければお時間ございます折にご覧いただければ幸いです。

なお、疑問点やご不明点がございましたら、担当：△△までお気軽にお問い合わせください。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

確度が低い場合

【件名】【ご来場の御礼】〇〇ブースにご来場いただきありがとうございました

【本文】
平素は大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△と申します。

先日の〇〇展示会では、
お忙しいなか当社ブースにお立ち寄りいただき誠にありがとうございました。

当ブースでは「■■（製品名）」をご案内させていただきました。〇〇様の今後のご検討の参考になりましたら幸いです。

ブースでお話した際に、商談獲得率を上げていきたいとおっしゃっていましたので、弊社で来週開催するセミナーをご紹介させていただきます。

弊社が実際に営業活動において「■■（製品名）」を活用して、商談獲得率を2倍にした事例をもとに施策の紹介やコツをご紹介いたします。

もしご興味ありましたら以下よりお申込みいただけますと幸いです。

▼セミナページ
https://xxxxx.xxxx.com/

なお、疑問点やご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

まとめ

展示会の後のお礼メールは、自社を印象づけたり次のアクションのきっかけにしたりするために有効です。展示会が終わった後、できるだけ早いタイミングでお客様へのお礼メールを送信すると良いでしょう。

お礼メールでは全てのお客様に同じ内容を送るのではなく確度や関心度によって内容を出しわけることが大切になるため、事前準備を丁寧に行い効果の高いお礼メールの作成を心がけましょう。

関連記事はこちらビジネスメールの書き方とマナー【例文あり】

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