名刺データ化の完全ガイド｜方法・サービス比較からデータの活用方法まで解説

#営業手法

公開日：2025年11月07日

名刺は営業活動において欠かせないアイテムです。お互いの自己紹介やあいさつとしてはもちろん、資料やメールを送付する時の連絡先を知るためにも活用できます。ただ、名刺の情報を使用する時、いちいち手作業で入力するのは大変な手間がかかるでしょう。

また、名刺を紙で管理していると、必要な時になかなか見つけられなかったり、紛失して連絡先が分からなくなったりするリスクがあります。

このようなお悩みを解決したいのであれば、名刺をデータ化して管理するのがおすすめです。この記事では、名刺をデータ化したいと考えている企業の担当者の方に向けて、データ化の必要性、データ化するための具体的方法、データ化した情報の活用方法について解説します。

この記事を最後まで読めば、以下の内容が分かります。

名刺をデータ化する重要性
名刺をデータ化するための方法
名刺のデータ化ができるサービス
データ化した情報を営業やマーケティングで活用する方法

名刺管理に時間を取られてお悩みの営業担当・マーケティング担当者に向け、効率の良い名刺管理方法をお伝えします。

名刺のデータ化とは

名刺のデータ化とは、名刺に書かれた氏名、会社名、役職、連絡先といった情報を、データとして管理することをいいます。ただし、通常名刺をデータ化する時は画像ではなくテキストデータで保存します。

テキストデータはコンピュータが文字を「文字」として認識できるデータです。そのため、テキストデータとして保存された情報であれば、その中から該当の文字列を検索することができます。

名刺をカメラで撮影したり、スキャンしたりしてパソコンに取り込んだものは、テキストデータではなく画像データです。画像データは見えるものをそのまま保存している状態であるため、パソコンが「文字」を検出できず検索はできません。

名刺のデータ化が必要な背景

名刺のデータ化は必須というわけではありません。それぞれが使用する名刺だけを管理し、必要な時に参照する運用方法も可能です。しかし、現代では、コストがかかったとしても名刺をデータ化して活用した方が良いとされています。なぜデータ化が必要なのか、その背景について解説します。

深刻な人手不足

日本では、年々人手不足感が高まっているとされています。厚生労働省の資料によると地域を問わず2009年から人手不足感が年々高くなっており、特に中小企業ではそれが顕著です。営業やマーケティングの分野でも、少ない人材で業務を回している企業は少なくないのではないでしょうか。

そのような状態で、名刺情報の入力に手間がかかっていては大きな負担です。また、少ない人員で大量の情報を管理していると、誤入力や重複登録などの人的ミスも増える上に、入力に時間がかかっていると、それだけ情報の鮮度も落ちてしまいます。

しかし、名刺の情報を自動でパソコンに取り込めれば、少ない人員でもすぐにデータ化することが可能です。機械は疲れによるミスもないため、間違えた情報を入力して確認に手間がかかることもありません。

求められるDX化

現在の日本では国を挙げてのDX化が求められています。DX化とは、「データやデジタル技術を使って、顧客目線で新たな価値を創出していくこと（経済産業省より引用）」です。

既存システムのままでは、マネジメントできる人が高齢化していくと活用ができなくなる、カスタマイズしていくにつれブラックボックス化するといった点が懸念されています。このような技術的負債が積み重なれば、保守や管理のコストが高騰する他、海外の競合他社に遅れをとることも問題です。

今後はIT企業を積極的に導入し、そこから新たな価値を創出していくことが個々の企業に求められています。名刺をデータ化するための機器を導入し、そこから顧客に沿った営業を行うこともDX化の一つといえるでしょう。

増加するリモートワーク

リモートワークは、新型コロナウイルス感染症をきっかけとして増加しました。しかし、育児や介護中の社員が働きやすい、オフィスから遠方でも働ける、といった理由で、未だリモートワークを続ける企業も少なくありません。

リモートワークができる企業は求職者からの人気も高いとされ、より質の高い人材を獲得するためには、リモートワークができる環境も重要です。

リモートワークの状況下では、気軽にオフィスに保管している名刺を参照することはできません。そのため、データ化しクラウドで保管するなど、どこにいても情報にアクセスできる環境にあった方が良いでしょう。

名刺をデータ化する方法

名刺に記載された情報をデータ化するための具体的な方法を紹介します。

スマートフォンのアプリ

スマートフォンのカメラで名刺を撮影し、その画像データをもとにテキスト化する方法です。スマートフォンにプリインストールされているアプリだけでテキスト化できるケースもありますが、名刺管理に特化したアプリを使うとより便利でしょう。

スキャナなどの機器は必要なくスマートフォンだけでデータ化できるため、低コストで済む他、専用の機器がない出先でもデータ化が可能です。

スキャナ・複合機

名刺の情報は、スキャナや複合機で読み取り、パソコンに取り込んだあとにデータ化します。ただし、読み取った直後は画像データの状態なので、そのままでは文字検索ができません。テキストデータに変換するためには、専用のソフトウェアも必要になります。
名刺専用のスキャナを使えば、名刺を束でまとめてセットするだけで一度に読み込み可能です。1枚ずつ手作業で差し込む必要がなく、短時間で大量の名刺を効率よくデータ化できます。さらに、写真で撮影した場合に比べて歪みが少なく、正確に取り込めるのも大きなメリットです。

代行サービスによる外注

名刺のデータ化を代行する業者に依頼する方法です。料金はデータ化する情報量や枚数、依頼する業者によって異なりますが、1枚あたり10円〜40円ほどのコストが必要になります。どの業者に依頼したとしても、自社でデータ化するよりコストがかかる見込みです。

ただ、業者によるデータ化は、手間がかからない上に正確です。名刺の管理を紙媒体からデータに移行する時など、一度に大量の処理が必要な時に利用することをおすすめします。

名刺情報をスキャンするためのサービス紹介

名刺の情報をスキャンし、テキストデータにするためのサービスを紹介します。
※2025年9月の情報です

スマートフォンの標準機能

スマートフォンで名刺をデータ化する時には、専用のアプリを使用した方が便利です。しかし、新しいアプリをインストールしたくない時には、スマートフォンに既に搭載されているアプリを活用してデータ化することもできます。

iPhone（iOS）

iPhoneやiPadがあれば、「メモアプリ」で名刺などの書類をスキャンできます。手順は以下の通りです。

メモアプリを開き新しいメモを作成する
クリップのマークをタップして「書類をスキャン」をタップ
名刺を画面に移るように調整し、書類を取り込む（名刺が複数枚ある時は連続して取り込み可能）
取り込みが終了したらチェックマークを押して終了

Android

Androidでは「Google Keep」というアプリで画像をテキスト化できます（機種によってはプリインストールされていない場合があります）。

Google Keepはパソコンやタブレットでも利用できるため、スマートフォンで情報を取り込んで、パソコンやタブレットで情報の確認や編集することも可能です。出先でスマートフォンから名刺情報を読み取り、帰社後パソコンで管理するといった使い方ができるため、大変便利です。

Google Keepで文字をテキスト化する手順は次の通りです。

Google Keepアプリを開く
左下にある追加アイコンをタップ
名刺を撮影するか、撮影しておいた名刺の画像を選択する
画面右上のその他アイコン（︙）をタップする
「画像のテキストを抽出」をタップする

myBridge

myBridgeはスマートフォンで名刺管理をするための無料アプリです。名刺を撮影すると自動で文字認識が行われ、テキストデータとして保存できます。テキスト化する際には、機械による変換だけではなくオペレーターによる確認も入るため、誤認識が極めて少なく正確なデータ化が可能です。

取り込んだ名刺情報は、LINEやメールで送信できる共有機能も搭載されています。さらに、「共有名刺帳」という機能もあり、複数人で1つの名刺帳を活用することも可能です。名刺のデータ化だけでなく、顧客管理のためのツールとしても利用できます。

保存した名刺データはCSV形式でのダウンロードができます。そのため、情報をExcelで管理することや、他のツールで名刺情報を活用することも可能です。自身でデータをダウンロードし、入力する必要はありますが、他のツールと連携する使い方もできます。

これだけの機能を搭載していながら、myBridgeは完全無料です。コストを抑えてデータ化したい企業におすすめします。

Eight

Eightは名刺をデータ化するスマートフォンアプリです。名刺を撮影するだけで正確にデータ化し、名前、会社名、部署、役職別に検索できるようになります。スマートフォンだけでなくパソコンからもアクセス可能なため、外出先で取り込んだ情報をオフィスで活用することもできます。

同じくEightを使用している人であれば、紙の名刺交換ではなく、スマートフォンをかざしてタッチ名刺交換が可能です。最初からデータで名刺交換するため、名刺をデータ化する作業を省けます。

Eightを使用している人同士つながっていれば、昇進や転職で名刺の内容が変わった時に通知がくるなど、SNSのような使い方ができる点も便利です。

Sansan

Sansanは名刺のデータ化し情報を管理するだけではなく、メールに書かれた署名情報から顧客情報を自動で保存する機能なども搭載しています。取り込んだ情報はリスト管理できるため、メールの一括配信する時に便利です。

専用のスキャナーの他、スマートフォンのアプリからも名刺情報の取り込みができるため、外出先でも名刺のデータ化が可能です。名刺情報のテキストデータ化はAIとオペレーターによって行われるため、99.9％の精度で正確にデータ化できます。

Sansanは100万件を超える企業情報や20万件の役職者情報を搭載しており、最新の企業動向に詳しい点も魅力です。サービス利用者は、企業の組織改編や人事異動の変化があった時に通知を受け取れ、営業のチャンスを逃しません。企業の最新ニュース配信も行っており、常に新しい情報を手に入れることができます。

料金プランはLite、Standard、Enterprise3つの他、必要な機能をオプションとして追加可能です。

List Finder

List Finderは名刺のスキャンからお任せできるサービスです。東京23区であればList Finderのスタッフがオフィスに名刺を引き取りに来てくれるため、社内にある名刺を持参したり、送付したりする必要もありません（その他地域は郵送）。

List Finderの大きな特徴として、名刺情報の重複登録を防ぐ機能がついています。同じ情報が複数登録されていると、管理が煩雑になる他、メールを一括配信する時にチェックが必要です。List Finderがあれば人の手を使って重複登録を削除していく必要はなく、作業の手間や時間を削減できます。

また、名刺の基本情報に加えて、「商談予定」「検討中」といったステータスも付与可能です。資料送付や、商談の電話などの目的に応じて情報を抽出できます。

価格は初期費用10万円で、ライト月4万5,000円、スタンダード月6万9,000円、プレミアム月9万2,000円の3つのプランから選択可能です。ユーザーIDを1つだけ作成できる無料のプランもあるため、まずはお試しで使用してみてはどうでしょうか。

データ化した名刺の情報を利用する方法

名刺をデータ化すると、相手の氏名、所属企業、役職、連絡先などを電子的に管理できるようになります。その情報は、営業やマーケティングで利用すると、より効率の良い運営が可能です。ここでは、データ化した名刺情報を具体的にどのように活用するのか、その方法について解説します。

名刺管理ツールを使用する

名刺情報を名刺管理ツールに保存し、そこで管理する方法です。名刺をデータ化するアプリやソフトウェアには、名刺管理の機能も搭載されているものも多く、それを利用するのも良いでしょう。

名刺管理ツールには、複数人で管理するようにクラウドで情報を保存するもの、ホットリードを抽出できるもの、他のツールと連携できるものなど、さまざまな特徴があります。自社がどのように名刺情報を扱っていきたいのか、目的に応じて選ぶようにして下さい。

MAやSFAなどのツールと連携する

MA（マーケティングオートメーション）とは自動で見込み顧客の獲得や育成を行うためのツールです。顧客のサイト訪問歴、メールの開封歴などを記録する他、最適なタイミングでアプローチすることを支援します。

SFA（セールスフォースオートメーション）は顧客に対して現在どのようなアプローチをしているのか管理をするなど、営業活動の支援を主に行います。

名刺情報をMAやSFAと連携すれば、自動でマーケティングや営業に活かすことが可能です。マーケティングや営業の人手不足解消に役立つでしょう。

名刺情報をCSV形式でダウンロードしMAやSFAに入力する方法もありますが、名刺管理ツールとMAやSFAが連携していれば、情報入力も自動でできます。こういったツールを選ぶ際は、他のツールと連携できるかどうかも重要な事項です。

Excelなどの表計算ソフトで管理する

アプリやソフトウエアを別途用意するのではなく、Excelに情報を入力して管理する方法もあります。氏名、所属企業、役職、メールアドレス、電話番号などをそれぞれセルに入力し、必要に応じてソートや抽出して利用します。

Excelは既にパソコンにインストールされている企業も多く、初期費用をかけずに名刺データを活用したい時におすすめです。しかし、全ての情報を自分で管理していく手間はかかり、営業やマーケティングにかけられる人材が限られている時には難しい方法ではあります。

配配メールBridgeなら名刺情報を営業に活かせる

名刺情報を営業活動に活かすのであれば、「配配メールBridge」がおすすめです。配配メールBridgeの特徴は次の通りです。

BtoB企業の新規開拓を支援

BtoBの営業で、効率よく商談やリードを獲得していくためには、自社に対する確度が高い企業を抽出し、数を絞って営業していくことが必要です。そのための方法の一つに、まずはメール配信などで幅広く情報を送付し、自社に興味を持った企業がどこなのか把握する方法があります。

配配メールBridgeでは、企業検索サービス「BIZMAPS」から確度の高い企業情報の検索・ダウンロードが可能です。登録企業は170万社以上で、どこから新規開拓をしてよいのか分からないといったお悩みを解消します。

その他、既に名刺交換を済ませ、つながりがある企業の中から、確度の高い企業を抽出する機能も搭載されており、名刺のデータ化から情報管理をしたい企業にもおすすめです。弊社実績として、導入後1年でアポ数4.5倍という結果もあります。

メールのWeb来訪を検知

配信したメールに記載されたWebページに顧客が訪問した時に、通知を送る機能があります。これにより、見込み客が自社に興味を持ったその時に営業担当が電話やメールでアプローチが可能です。弊社実績によると、この機能によりアポ率5％アップしています。

アポ獲得のためのきっかけが分からない、成果を安定して出したいという方に、かなりおすすめの機能です。

規模に合わせて最適なプランを選べる

配配メールBridgeは、使用するアドレスに応じて月額料金が決められており、企業の規模に合わせた無駄のないプランを選べます。メール配信数はどのプランでも無制限で、幅広く大量にメールを送付したい企業にとってお得に利用可能です。

導入した人の声

実際に配配メールBridgeを利用した人の声を掲載します。

分かりやすく初心者でも簡単に使える、管理項目を自由に追加できて自社に合った運用ができる
デザイン性が高く直感的に使える、ターゲット別にメール配信ができて便利
デザイン性が良いメールが簡単にできるようになり、メールの開封率が上がった

名刺をデータ化する時のセキュリティに関する注意点

名刺のデータ化は、管理や情報活用を楽にするものです。しかし、導入にあたってセキュリティの面で心配と感じる方もいるのではないでしょうか。そこで、個人情報をデータで取り扱う時において、気をつけるべき点について説明します。

個人情報保護法を遵守する

個人情報をデータベースなどで管理している事業者は、個人情報保護法を守らなければなりません。名刺から得られた氏名やメールアドレス、会社の職位や所属などをデータ化して利用する時は、この法律を守るようにしましょう。

個人情報を取得する時には、どのような目的で利用するのか具体的に特定し、あらかじめホームページなどで知らせておきます。そして、目的の範囲外のことに利用してはいけません。個人情報のデータは、ファイルにパスワードを設定し、容易に外部の人間がアクセスできないような対策も必要です。

詳しくは政府広報オンラインのページなどを参考にして下さい。

社内ルールの徹底

社内のネットワークやパソコンなどの端末でセキュリティ対策を万全にしたとしても、利用している人間の意識が甘いと個人情報は漏えいします。例えば、たくさんの人が行き交うカフェで名刺の情報を閲覧する、情報が入ったパソコンをどこかへ置き忘れてしまう、といったものです。

こういったインシデントが起きないよう、個人情報や、それが保管されたパソコンの取り扱いについて社内ルールを作成し、社員にきちんと周知するようにします。

セキュリティ対策が万全なサービスを選択する

名刺管理ツールのクラウドで名刺情報を保存する場合、利用する業者のセキュリティ対策によっては個人情報が漏れてしまうかもしれません。これでは、いくら自社で対策を万全にしていても無駄になってしまいます。

サイバー攻撃の対策ができているのか、安全なネットワークを使用しているのか、しっかりと調べてから利用するようにしましょう。

ローカル保存についてもルールを決める

名刺をデータ化するとしても、紙媒体の名刺が手元に残ることにはなります。この名刺はシュレッダーにかけて処分するのか、社内で保管するのかルールを決め、外部の人の手に渡らないようにしましょう。

効率的な名刺データ化で営業成果を最大化しよう

名刺をデータ化しておけば、メール送信や電話をする時に何度も入力する手間を省けますし、MAやSFAなどのツールで活用することも可能です。紙媒体だけの管理よりも便利になる上、効率の良いマーケティングや営業活動が期待できます。

ただ、データ化する時には、ネットワークやパソコン上のセキュリティ対策は必須です。社内でルールを決め、社員にきちんと周知するようにしましょう。

データ化した名刺情報を活用してメールマーケティングをしたい時には、配配メールBridgeがおすすめです。

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