特化型では実現できない、自由な設定が導入の決め手
学校法人順心広尾学園様

休講案内、緊急時の連絡などと言った保護者へのお知らせを、メール配信システムを利用してお知らせする学校や教育機関が増えています。学校での運用に特化したシステムもある中、どうして配配メールを導入することにしたのか、実際にご導入いただいている学校法人順心広尾学園の永松様に、導入の決め手と運用方法をお伺いしました。

広報本部 広報部 永松 香子様

広報本部 広報部 永松 香子様

緊急連絡手段としてメール配信を利用

- 順心広尾学園様ではどのようにメール配信をつかっているのでしょうか?

「災害情報やインフルエンザなどと言った伝染病発症時などの、保護者様向けの緊急連絡用の手段として、メール配信を利用しています。 メールを受け取るための登録は、本校ホームページ上に用意した登録用のフォームか、保護者様向けに発刊している「学年通信」に掲載されているQRコードかのどちらからでも登録できるように工夫しました。 現在、およそ300名の保護者様に登録いただいていますが、意外とお父様が自身のメールアドレスを登録されるケースが多く、普段はなかなか時間を取ることの難しいお子様とのコミュニケーションの糸口として、ご利用いただいているのかもしれませんね。」

メルマガの読者を増やすには、登録しやすい導線が必要です。順心広尾学園様のように、複数の入り口を用意することは非常に有効な手立てですね。

QRコード自動生成

素早く正確に連絡を取りたかった

- メール配信システムを導入しようと思ったきっかけはなんだったのでしょうか?

「メール配信システムを導入しようと思ったのはちょうど新年の始まり頃です。年末にインフルエンザが流行し始めた時でした。これまで休講連絡は電話で行っていたのですが、電話だとどうしても最後の方に行くまでに伝達遅れが発生してしまいます。そこで、連絡網はメールでの一斉配信が出来ればと考え、検討を始めました。本校の保護者の方は、共働きでご両親が不在がちのケースも多く、また、遠方から通学している学生に電話をした時には既に家を出た後だった、ということも十分ありえるので、素早く正確に連絡を取る手段として、メール配信を採用しました。」

一度に一人しか連絡できない電話と異なり、メールでは一斉配信が可能です。配配メールは1時間に100万通の高速配信に加え、迷惑メールと誤判定されないための機能も兼ね備えていますので、正確な連絡が可能となっています。

自由な設定が出来るのが導入の決め手

- 学校での運用に特化したシステムがあるなか、どうして配配メールを選ばれたのでしょうか?

「確かに、学校での運用に特化したシステムなら安心だと思いました。しかし、実際に検討したところ、各機能が完全に学校全体向けに固定されていて、文言や分類などの変更、追加ができないものが多く、そこが導入にあたりネックとなりました。例えば、本校では「学年」と「クラス」をカテゴリとして登録したいのに、「クラブ活動」というカテゴリが予め設定されていて、そのカテゴリを削除できない。といったようなことです。その点、配配メールでは必要なカテゴリを自由に追加、削除ができ、使いたい機能を使いたいときにだけ利用できるという自由な点が魅力でした。また、配配メールと違い、学校特化型のシステムではデータをCSV形式でダウンロードができないものが多く、年度処理に手間がかかるのも懸念材料となりました。各パソコンにインストールして使うタイプも検討したことがあったのですが、それでは、学校に来て操作をしないとメール配信ができないので、緊急時の連絡手段として機能しません。
緊急時に、担当者が自宅からでも利用できること。この点でもクラウドサービスである配配メールはぴったりだったんです。」

配配メールはこれまで4,100社以上の様々な業種の企業でご利用いただいており、その知見が詰まったシステムです。業種を絞っていないので、本当に必要な機能を、自社の行いたいように使うことが可能です。

グループ配信 CSVダウンロード

今後は受験生に向けた情報発信にも

- 今後はどのような使い方をしていかれますか?

「今は在校生の保護者様への連絡手段として使っていますが、今後は本校への受験を検討している受験生やその保護者の方へのメルマガ配信にも使っていきたいと考えています。 受験生向けの学校説明会を行っているのですが、説明会は予約がすぐに埋まってしまうことが多く、その時は別日で臨時の説明会を設けたりしています。これまでホームページ上でしか追加日程のご案内をできなかったので、そういった変更情報もメールで送れるといいかなと。今後も状況に合わせて、色々と有効活用していければと思っています。」

配配メールは、配信回数での制限はありません。同じリストに対して何度配信しても料金は一定です。何度も配信できるからこそ、メルマガの改善もしやすいと思います。ぜひ、有効にご活用いただければと思います。

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