労働時間の見直しやリモートワークの普及により、場所や時間に縛られない働き方が広まりつつあります。これにより、情報共有を円滑にできるシステムや業務効率化できるシステムなどデジタルツールを導入する企業が増えています。その中でも、サイボウズ社が提供するグループウェア製品は非常に高いシェアを誇っています。

当記事では、サイボウズ社の概要・代表的な製品から、サイボウズ製品との連携におすすめのチャットボットの概要・特徴、連携を行うメリット、連携におすすめのチャットボットツールまでを幅広くご紹介していきます。

サイボウズ製品をより便利に活用したい方や、チャットボットとの連携について検討している方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

サイボウズとは

サイボウズは、サイボウズOffice等のグループウェアを提供するベンダーです。製品名と会社名が共通しているため、両者の通称として「サイボウズ」と呼称されています。

一般的には、サイボウズOffice・サイボウズGaroonなどの製品のことを指すケースが多くあります。

ではまず、企業の概要と提供している主な製品について見ていきましょう。

サイボウズ株式会社とは

サイボウズ株式会社とは、1997年に創業されたグループウェアの開発と販売を主力事業とするソフトウェア開発会社です。ITツールの活用により生産性と幸福度を両立したチームワークを実現することをミッションとして、機能・性能・利便性に優れたハイクオリティな製品をシリーズとして展開しています。

現在では、サイボウズ製品は国内外に1,100万人以上のユーザーを有しており、世界トップシェアのグループウェアメーカーを目指して事業展開の強化に努めています。

代表的な製品

サイボウズの代表的な製品には、以下のようなものがあります。

サイボウズGaroon

中規模～大規模の企業や組織を対象としたグループウェア。

サイボウズOffice

中小企業を対象とした機能性・利便性・操作性に優れたグループウェア。

kintone

簡単な操作で自由に業務アプリを作成できるアプリ構築プラットフォーム。

など

企業規模・用途別に異なる特徴と役割を持つ製品が提供されており、自社に適した製品を選択することで業務課題の解決が可能です。

サイボウズ製品はチャットボットと連携させよう

サイボウズ製品は、様々な外部サービスと連携することが可能です。チャットボットもそのうちの１つで、連携させることで業務効率化などにつながります。

ここでは、チャットボットの概要と連携して活用するメリットについて解説します。

チャットボットとは

チャットボットとは、チャットとロボットを組み合わせたもので、チャット形式の会話を通じてユーザーからの問い合わせに自動で対応できるプログラムのことです。

チャットボットはさまざまな分野で活用が進められており、ビジネスにおいてはカスタマーサポート・Web接客等の顧客に対する対応や、社内ヘルプデスク等の社内問い合わせ対応などに活用されています。

チャットボットの種類は大きく分けて２つあります。

①一定のルールに従って回答を行うルールベース型
②AIによる高度な会話が可能なAI搭載型

最近では高いパフォーマンスが発揮できることや汎用性が高いことから、後者のAI搭載型チャットボットが主流となりつつあります。

チャットボットのメリット

チャットボットは、さまざまな導入メリットがあることから、現在急速にシェアを拡大しているツールです。ここでは、チャットボット導入により得られるおもなメリットについて解説します。

DX化・テレワーク推進の環境構築に最適

従来オフィスに出社をしないと問い合わせ対応ができないといった場合でも、問い合わせ対応を自動化することで働く場所の成約を取り除くことが見込めます。これはDX推進や、リモートワークの推進の取り組みとしても効果的です。

チャットボットはシンプルな設計で利用者も使いやすいことから、DX化の第一歩となるデジタルツールとされています。

利用者の利便性・満足度向上

社内問い合わせの有人対応の場合、勤務時間外や土日などに疑問が発生したとしても、対応時間外で質問できないケースがあります。

一方チャットボットの場合は、勤務時間の概念がありません。24時間365日、いつでもどこでも問い合わせをすることができるため、利用者の利便性・満足度を向上させることにつながります。

リソース不足の解消

社内・社外からの問い合わせ対応を自動化できることから、担当部署の業務負担の軽減につながります。問い合わせ対応以外の業務に取り組む時間が十分に確保できるようになれば、担当部署のリソース不足の問題解消につながります。

外部連携によるパフォーマンス向上

グループウェア・ビジネスチャット・社内ポータルなど用途に応じて設置できるのもチャットボットの特徴です。普段使うツール上で気軽にチャットボットに質問できることで、利用率の向上に貢献し、「導入したもののなかなか使われない」といった問題を回避することができます。

このなかでも特に、社内問い合わせ対応に活用する場合、グループウェアや社内ポータルとの連携を図ることが、チャットボット活用のトレンドとなりつつあります。

サイボウズ製品とチャットボットを連携させるメリット

続いてはサイボウズ製品とチャットボットを連携させることで得られるメリットについて解説します。

連携が容易

サイボウズ製品は連携が容易であることがメリットです。チャットボットで生成したスクリプトをサイボウズ製品に貼り付けるだけで、短時間で手軽に連携を行うことが可能です。

任意の場所への設置・シングルサインオン機能・チャットボット経由でのツールの操作など、さまざまな連携方法にも対応しており、用途に合わせた最適な環境を構築してパフォーマンスを発揮することができます。

さらなる業務効率化が可能

サイボウズ製品は、単体でも十分な業務効率化や生産性を実現できる優れた製品ですが、チャットボットを連携することで、以下のような利便性の向上につながります。

サイボウズ製品とチャットボットを連携することで、グループウェア上の機能を活用して手作業で行っていたコミュニケーションや作業を自動化することが可能です。また、同一プラットフォーム上で利用することができるため、大幅な業務効率化・生産性向上を図ることができます。

サイボウズ製品のメリットを最大限引き出せる

サイボウズ製品は、チームでの情報共有・共同作業・コミュニケーションを効率化する機能が充実しているのが大きな特徴です。チャットボットを連携することで、以下のような機能を活用することが可能となるため、サイボウズ製品のメリットを最大限発揮することが可能となります。

このように、チャットボットが得意とするデータの自動蓄積・自動問い合わせ対応・タスク自動実行といった機能を上手く組み込むことで、サイボウズ製品のパフォーマンスを最大限引き出すことができます。

業務改善プラットフォーム「kintone」と連携ができるメール配信サービス「配配メール」

本記事では、サイボウズ製品とチャットボットの連携について紹介しましたが、サイボウズの主力製品である業務改善プラットフォーム「kintone」と連携できるメール配信サービス「配配メール」について、最後に紹介いたします。

kitnoneにメール配信の機能は搭載されていないため、kitnoneから外部へのメール配信を行うことはできません。

kintoneからメールを送る方法としては２つあります。

①kintoneから顧客情報をcsv形式で抽出し、メーラーを用いてメール配信する方法
②メール配信システムとの連携やプラグインを用いてメール配信する方法

①の場合、配信数が数十件程度であれば対応範囲内かもしれませんが、数百件以上となってくると宛先を入力するだけでもかなりの作業工数となり業務効率が悪くなってしまいます。

そのため、②のメール配信システムとの連携がおすすめです。

配配メールはkintoneと連携する際に、別途開発は不要でノンプログラミングで連携することが可能です。

kintoneと配配メールを連携することによって、配信リストの自動同期や、配信結果をkitnoneに戻せることから、これまで手動で行っていた業務を自動化することができ、作業を約15%削減することができます。

関連記事はこちら配配メールとkintoneの連携によってメール配信作業を自動化！連携によって得られた効果とは？

メール配信業務の効率化を検討されている方は、合わせてチェックしてみてください。

配配メール × kintone連携に関するお問い合わせはこちらから。

まとめ

サイボウズ製品とチャットボットの概要から、サイボウズ製品とチャットボットと連携させることで得られるメリットについてご紹介してきました。

グループウェアに代表されるサイボウズ製品は、情報共有・コミュニケーション・タスク管理など、チームでの業務を効率的かつ円滑に進めるための機能が充実しているのが特徴です。業務体制や業務環境に合わせて、チャットボットが持つ自動化機能を上手く組み合わせることで、より高いパフォーマンスを発揮することが可能となります。

サイボウズ製品をこれから導入する方や、現在すでに利用している方は、ぜひ当記事も参考にして、チャットボットとの連携を検討してみて下さい。