業務を効率化できれば、生産性の向上によって企業が潤い、従業員にとっても働きやすい環境が整うのが大きなメリットです。効果的な施策を実施するには、現状把握と課題分析が欠かせません。業務効率化の成功事例やメリット、実施のコツなどをご紹介します。

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「業務効率化」とは？

業務効率化とは、業務の実施するうえでの問題点を洗い出し、改善することです。原因がわからず非効率となってしまっている状態が続くと、従業員や業績への悪影響となりかねません。

業務効率化を進めることで、働きやすい職場を実現するだけではなく、業績改善が望めます。業務改善における重要なキーワードがムリ・ムダ・ムラの3つです。 Generation）とも呼ばれます。

業務にムリが発生している状態では、従業員や設備への負担が大きくなりすぎる可能性があります。ムダなプロセスが含まれていると、必要以上のリソースをかけてしまう原因となるでしょう。

従業員ごとに業務への理解度や進め方にムラがあると、一定の品質で業務をこなすのが難しくなります。ここでは、業務効率化が必要な理由と具体的な流れについて解説します。

業務効率化が重要である理由

業務効率化が重要とされるのは、企業の経営に欠かせないコスト削減や人手不足への対応として有効だからです。不必要な業務に時間が取られてしまっていると、生産効率が下がってしまうだけではなく、従業員の間で不満がつのる原因となりかねません。

業務の問題点を把握し、適切な施策や制度を整えることで、自社の経営にかかるコストを削減できるのが大きなメリットです。目に見えたコスト削減につながらない場合でも、業務に取り組む時間が減ることで最終的な利益に貢献します。

また、業務効率化によって従業員一人ひとりの負担が減れば、会社への満足度が高まり優秀な人材を確保することに有効です。

業務効率化を進める流れ

業務効率化を進める大まかな流れは、以下のとおりです。

1. 現在の業務内容を整理し可視化
2. 改善する項目を選定
3. 業務改善施策を実施
4. 効果の検証と施策の改善

有効な業務効率化施策を実施するには、現状を正しく把握するのが第一歩です。改善しようとする業務プロセスの全体を整理し、問題となっている部分を洗い出します。

業務の可視化が完了したら、実際に施策を講じる項目を検討しましょう。どのような効果を求めて業務効率化をおこなうのかを明確にすると、改善すべき所が見えてきます。

業務改善策が定まったところで、いよいよ実践に移る段階です。設定した目標を達成できているかを確認し、必要に応じて軌道修正をおこないましょう。

業務効率化を進めるメリット

業務効率化を図ることの主なメリットは、以下の3つです。

• 従業員のモチベーション向上
• 生産性の向上
• 作業時間の削減

ムリ・ムダ・ムラをなくす業務効率化は、従業員と企業の健康を保ちつつ利益を拡大するために欠かせません。具体的な3つのメリットの内容を確認し、業務効率化の理解を深めましょう。

従業員のモチベーション向上

業務効率化は、企業の成長にプラスになるだけではなく、実際の業務にあたる従業員のモチベーションにも影響を及ぼします。自分の携わっている業務が形式にこだわった形だけのものであると感じてしまうと、どうしてもやる気が湧かなくなってしまうものです。

業務効率化を実施し、これまで習慣化してしまっていた不必要な業務が排除されれば、仕事に余裕が生まれストレスを感じにくくなるでしょう。また、企業が業務効率化で得たメリットをしっかりと従業員にも還元することで、残業が減らせたりテレワークのような柔軟な働き方を選択できたりします。

自由度高い働き方ができる職場環境が整えば、それだけ従業員のモチベーションも高まると期待できます。

生産性の向上

企業の安定的な運営に欠かせないのが、生産性向上への努力です。業務効率化が成功し、これまでかかっていた時間や人件費を削減することができれば、生産性が高まります。

そもそも生産性とは、労働力や設備、材料に対してどれだけのものが生み出されたかを示す指標です。業務効率化では主にこれまでの業務プロセスを見直し、問題点を解決することで必要となるリソースや時間の削減が可能となります。

生産性が向上しリソースに余裕ができると、新たな分野への挑戦や更なる課題への取り組みにつなげられるのが大きなメリットです。

作業時間の削減

業務効率化によって同じ仕事にかかる時間が短縮すれば、担当者はこれまで手を付けられなかった業務に集中できるようになります。企業としても従業員の残業時間が減り、人件費が削減できるメリットは大きいでしょう。

長年の企業風土によって、形骸化してしまっている業務が見つかる可能性もあります。作業時間の短縮は企業と従業員の両方のメリットとなるため、継続的な業務効率化への取り組みが欠かせません。

業務効率化の成功事例7選

業務効率化の重要性が認識できたところで、具体的な7つの成功事例をご紹介します。

1. 単純業務の自動化
2. 業務の分業化
3. コミュニケーションコストの軽減
4. ペーパーレス化の導入
5. 業務をマニュアル化
6. ナレッジの共有
7. アウトソーシングの活用

自社の課題を把握したものの、どのような対策を取るべきなのかイメージが湧かない場合もあるでしょう。7つの業務効率化事例を参考に、抱えている問題点に有効なやり方を検討してみてください。

1.業務の自動化

データ入力などの作業は、業務効率化できる業務の1つです。

とくに自動化しやすいとされるのは、クリック入力やデータ入力といった明確な基準や方法が定められている業務です。ルールさえ適用すれば自動化ツールが効率的に作業をこなしてくれます。

たとえば、手記のデータ記録をエクセルに変更するのも業務自動化の1つの手段です。人為的なミスの心配もなく、簡単に数値の計算やデータの並び替えができるため、格段に効率が上がります。

2.業務の分業化

特定の従業員に負担がかかりすぎて作業効率が低下してしまっている場合には、業務の分業化が有効です。どのような作業に時間が費やされているかを分析し、必要に応じて他の従業員へ分配します。

実際に業務の再分配を行う際には、該当の従業員に対して充分な説明をするのを怠らないように注意します。自分の効率が悪いせいで業務から外されてしまったという誤解が生じると、仕事そのものにおけるモチベーションが低下してしまう恐れがあるでしょう。

3.コミュニケーションコストの軽減

仕事を円滑に進めるうえで欠かせない、コミュニケーションの効率化を図ると、総合的なコストの削減につながります。プロジェクトに関わるメンバーが会議の度に顔を合わせて意見を交わす必要がある場合、会議場所の確保や移動にはコストがかかってしまうのが難点です。

そこで、グループウェアやオンラインのコミュニケーションツールを導入することで、社内の情報共有がスムーズになり対面での会議にかかるコストも削減できます。ツールにはスケジュールやタスク管理など、業務効率化に有効な機能が搭載されており、組織全体としての生産性向上が望めるでしょう。

4.ペーパーレス化の導入

膨大な資料を紙媒体で保存している場合、保管場所や管理に時間が取られ業務効率が下がってしまいます。ペーパーレス化を進めることで、担当者の業務負担を格段に減らせるほか、紙の郵送や保存場所の確保にかかるコストも削減できるでしょう。

昔から使い続けている紙の書類は、担当者の裁量によって形式が異なったり不必要な情報が掲載されたままになったりしがちです。紙媒体で処理をしているため、すべての従業員に変更点を周知するのに苦労するかもしれません。

書類の形式の違いは担当者が変更になった場合に、混乱を招く原因となります。ペーパーレス化を実施しデータとして取り扱えば一気に変更点や修正点を確認できるため、業務効率化に大いに役立つでしょう。

5.業務をマニュアル化

特定の従業員しかできない業務がある状態は、生産性を確保するうえでマイナスとなりかねません。誰でも同じレベルで業務をこなせるように、わかりやすく整理されたマニュアルが有効です。

担当者がなんらかの理由で不在である場合、業務マニュアルがないと一つひとつの作業を担当者に確認しながら進めなくてはならず、作業効率が下がってしまいます。実際、さまざまな理由で担当者の移動や業務の再分配がおこなわれます。

そのたびに作業効率が落ちるのを避けるためには、図や表を用いた理解しやすいマニュアルが必須です。業務をおこなううえでの注意点も網羅しながら、読む人の目線に立ったマニュアルを準備しましょう。

6.ナレッジの共有

個々の従業員が培ったナレッジを共有できれば、より効率的に業務にあたることができます。とくに営業職などでナレッジが属人化してしまうと、せっかくの事前情報を活かせず相手に響く提案ができなくなってしまうでしょう。

ナレッジの共有を目的に営業支援ツール（SFA）を導入した事例では、担当者が変更になった場合でもスムーズに情報共有がなされ、適切な顧客サポートがおこなえるようになりました。また、日々の営業記録を残す場所ができたことで、情報の一括管理が可能となります。

蓄積したデータをうまく活かせば、業務効率化に役立つだけではなく、これまで以上に営業成績を伸ばすきっかけとなるでしょう。

7.アウトソーシングの活用

絶対的に社内のリソースが不足している場合は、アウトソーシングの活用が有効です。アウトソーシングを利用すれば、社内で対応が難しい業務や効率が悪くなっている業務を外部に委託することで生産性を高められます。

すべての工程を社内で対応できれば、オリジナリティのある商品やサービスに仕上がるのがメリットです。しかし、なかには充分なリソースが確保できず一部の業務をアウトソーシングする必要がある企業もあるでしょう。

アウトソーシングをうまく活用すれば、必要となるノウハウを取得し人材を確保する手間を省くことができます。社内外の業務バランスを見極めアウトソーシングを検討すれば、より効率的な業務フローを完成させられるでしょう。

業務効率化を進めるポイント

業務効率化は企業と従業員の双方にメリットがある取り組みであるため、積極的に実施するのをおすすめします。ただし、適切なやり方を踏まえていないと思ったような効果が得られない可能性があります。

業務効率化を進める際には、以下の4つのポイントを押さえておきましょう。

• 効率化する目的を明確にしておく
• 現状の業務プロセスや課題を確認しておく
• 改善したい業務に合わせてITツールを活用する
• 業務効率化施策の効果測定を行う

効率化する目的を明確にしておく

業務効率化を実現するには、従業員が一丸となって取り組む必要があります。全員が同じ熱意で業務効率化に携わるには、改善が必要な状況を把握したうえで、目的を明確に設定することが欠かせません。

適切な目的設定ができていないと、改善活動が予期せぬ方向に向かってしまったり、効果測定が正しくおこなえなかったりする可能性があります。既存の業務フローを見直す際にも、各プロセスが本当に必要かどうかを、業務効率化の目的を指標にチェックする必要があるからです。

まずは全体としての目的を明確にし、現状把握や問題点の分析に取り組むようにしましょう。

現状の業務プロセスや課題を確認しておく

効果的な業務効率化案を打ち出すには、現状を正しく把握することが重要です。いくら他の会社で成功した施策であっても、自社の問題点や環境にマッチしたものでなければ意味がありません。

業務効率化の成功のカギを握るのは、現状把握と課題分析の工程です。焦らずにじっくり時間をかけて問題点を探ってみてください。

業務効率化の効果を一時的で終わらせないためにも、一部の業務プロセスだけを取り出すのではなく、全体を検証する必要があるでしょう。

改善したい業務に合わせてITツールを活用する

業務効率化の大きな味方となるのが、ITツールです。IT技術の発展によって、ビジネスをサポートするさまざまな便利ツールが誕生しています。

とくにこれまであまりITツールの活用に手が回っていなかった場合は、ツール導入によって得られるメリットが大きくなるでしょう。顧客情報の管理や問い合わせ対応など、ITツールが得意とする分野の業務は積極的に任せてみるのも手です。

ただし、ITツールの多様化によって似たような機能をもつツールも増えていることから、導入前には慎重に比較・検討する必要があります。

業務効率化施策の効果測定を行う

業務効率化に向けた施策を実施したら、必ず効果を測定し次に活かすようにしましょう。せっかく準備をして作り上げた業務効率化施策を、一度だけで終わらせてしまうのは効率的だとはいえません。

施策によってどのような効果が得られたのか、新たな課題が生まれてはいないか、効果は継続できているかなどを確認する必要があります。必要に応じて施策の内容を調整し、継続して見守ることで業務効率化施策が定着させるのがコツです。

効果測定と改善策の検討までをセットとして、業務効率化に取り組んでみてください。

まとめ

業務効率化とは、現在の業務プロセスで抱えている問題点を解決することで、業務のムリ・ムダ・ムラを排除する取り組みです。企業としての生産性向上が望めるだけではなく、従業員がモチベーション高く働ける環境づくりにも役立ちます。

業務効率化を実施する際に、特別なものは必要ありません。自社の状況と問題点を的確に把握すれば、身近で手軽な改善策が見つかる可能性があります。

ご紹介した業務効率化の成功事例を参考にしながら、業務プロセス全体をじっくりと検討し課題を探ってみましょう。社内での対応が難しい場合は、アウトソーシングなどの手段を取ることも可能です。

業務効率化を成功させるためには、明確な目的を設定し、関係各所が一丸となって取り組めるように準備を進めるのが大前提です。必要に応じて便利なITツールを導入すれば、飛躍的な効率化が期待できるでしょう。

業務効率化を一時的に実施して終わらせてしまうのではなく、継続して効果測定を実施しPDCAサイクルを回してみてください。