日程調整に最適な時間帯とは？無料ツール・マナー・メール文例まで徹底解説

#MAノウハウ

公開日：2025年09月11日

会議、打ち合わせ、面接、商談など、ビジネスの現場では日程調整が欠かせません。日時の設定は、単なる予定決めにとどまらず、相手に与える印象やその後の関係構築にも大きく関わる重要なステップです。

中でも「どの時間帯を提示するか」は、調整の成否を左右するカギになります。相手にとって無理のない時間を選べば返信率も上がり、スムーズな合意に繋がります。

また、日程調整専用の無料ツールや自動化サービスを活用すれば、やり取りの手間も大幅に軽減できます。

この記事では、最適な時間帯の選び方から、便利な無料ツールの使い方、メール・LINEでの文面例、さらには海外メンバーとのタイムゾーン対応まで、あらゆるビジネスシーンで役立つノウハウを網羅的に解説します。

会議、打ち合わせ、面接、商談など、ビジネスの現場では日程調整が欠かせません。日時の設定は、単なる予定決めにとどまらず、相手に与える印象やその後の関係構築にも大きく関わる重要なステップです。

中でも「どの時間帯を提示するか」は、調整の成否を左右するカギになります。相手にとって無理のない時間を選べば返信率も上がり、スムーズな合意に繋がります。

また、日程調整専用の無料ツールや自動化サービスを活用すれば、やり取りの手間も大幅に軽減できます。

この記事では、最適な時間帯の選び方から、便利な無料ツールの使い方、メール・LINEでの文面例、さらには海外メンバーとのタイムゾーン対応まで、あらゆるビジネスシーンで役立つノウハウを網羅的に解説します。

日程調整における「時間帯」の重要性とは

ビジネスで日程調整を行う際、単に日付を指定するだけでは不十分です。ここでは、日程調整をする際の時間帯がなぜ重要なのかを解説します。

時間帯選びが日程調整を左右する理由

日程調整をする際は、相手にとって受け入れやすい時間帯を選ばなければ、以下のような問題が起きやすくなります。

勤務時間外や休憩時間に連絡してしまい失礼になることがある
再調整の手間がかかる
相手からの返信が遅れる、または来ない

最初のやり取りで適切な時間帯を提示することで、1往復で調整が完了する確率が格段に上がります。特に商談では、相手が返信しやすい時間帯を狙うことで、成約率向上にもつながります。

ビジネスで好まれる時間帯と避けるべき時間帯

日程調整において「どの時間帯を提示するか」は、ただのスケジューリングではなく、相手への配慮や調整の効率性を大きく左右するポイントです。相手の集中力や業務の流れを考慮してタイミングを選べば、返信率の向上や好印象の獲得にもつながります。

一方、避けるべき時間帯に打診をしてしまうと、調整が長引いたり、印象を損なったりするため注意が必要です。

一般的に、以下の時間帯が好まれます。

10:00〜11:30：午前中の集中力が高まる時間帯
14:00〜16:00：昼食後の眠気が落ち着いた安定時間

避けるべき時間帯は、以下の通りです。

月曜の朝：週始めの対応で忙しい
金曜午後：週末モードで集中力が低下している
12:00〜13:30：昼休憩にかかるため避けた方が良い

なお、業種や役職により最適な時間帯は異なります。営業職であれば午後が動きやすい一方、技術職は午前中の集中時間を優先するケースも少なくありません。

面接・打ち合わせ・商談など目的別のおすすめ時間帯

日程調整では、「誰と」「何のために」会うかによって、最適な時間帯が変わります。例えば、面接であれば応募者の心理的な状態を考慮すべきであり、社内会議であれば参加者の集中力や業務の流れを踏まえる必要があります。

また、商談では相手企業の文化や業務時間に配慮した柔軟な対応が求められます。目的別の最適な時間帯は以下の通りです。

面接：14:00〜16:00がベスト。応募者が緊張から解放されやすい時間帯。
社内会議：10:00〜11:00。出席率・集中力共に高い。
商談：相手の都合が最優先。あらかじめNG時間帯を聞いておくと良い。

カジュアル面談では、早朝や17:00以降など柔軟な対応も選択肢の一つです。

関連記事はこちら商談ってどういうもの？目的や具体的なプロセスを1から解説

調整しやすい曜日別の時間帯

曜日によって業務の忙しさやスケジュールの組みやすさは異なります。例えば月曜なら週の始まりで予定が詰まりがちだったり、金曜は週末に向けて気が緩んだりと、打診のタイミングとして最適とは言えないケースもあります。

相手側に打診しやすく、かつ予定を組みやすい曜日の傾向は以下の通りです。

火・水・木：比較的スケジュールが安定しやすく、打診・実施とも調整しやすい。
月曜：調整依頼を送るには良いが、当日の予定設定は避けるべき。
金曜：午後は避け、午前中に調整・確認を済ませておくと安心。

効率的な日程調整を実現する無料ツールの活用法

日程調整を効率化するために無料で使用できるツールと、その活用法を紹介します。

Googleカレンダー

日程ツールを使いこなす上で欠かせないのが「カレンダーとの連携」です。特にGoogleカレンダーは多くのビジネスパーソンが日常的に利用しており、外部ツールとの親和性も高いため、連携機能を使うことで調整の精度とスピードが格段に向上します。

具体的には、調整ツールとGoogleカレンダーを連携させることで、以下のようなメリットが得られます。

アカウント連携で空き時間をリアルタイム表示：候補時間の中から自動で空いている時間だけを提示できるため、手間のかかる確認作業が不要になる。
ダブルブッキング防止機能も搭載：すでに予定が入っている時間を自動で除外し、誤って重複したスケジュールを組むリスクを軽減できる。
自動でカレンダーに予定が反映：相手が候補日時を選択すると、自動的に自分のGoogleカレンダーに予定が追加される。別途入力する必要がなく、時間の節約につながる。

こうした機能により、「候補提示 → 承諾 → カレンダー登録」までの流れが一気通貫で行えるようになります。特に複数人のスケジュール調整や、外部との商談日程管理において、大きな効率化を実現できます。

LINE・メールで使える調整URLの発行

日程調整ツールの大きな魅力のひとつが、生成された専用URLを使って手軽に調整依頼を送れる点です。従来のように候補日を列挙したり、複数の返信を待ったりする手間を省き、相手はクリックして選ぶだけなので、調整のスピードと正確性が向上します。

この機能は特に、LINEやメールでのコミュニケーションにおいて強力な武器となります。カジュアルなやり取りにも、ビジネスライクな連絡にも柔軟に対応でき、文面次第で失礼にならず自然な調整依頼が可能です。

エクセルでの調整との違いと使い分けのコツ

日程調整ツールが普及する以前は、エクセルを使った手動のスケジュール調整が一般的でした。現在でも一定の自由度と柔軟性を理由に使われ続けていますが、更新や集計、バージョン管理といった作業が煩雑になりやすく、特に複数人・繰り返しの調整には不向きです。

一方、日程調整ツールはこうした手間を自動化し、スムーズなやり取りを可能にします。目的や相手に応じて使い分けることが、業務効率化のカギとなります。

＜ポイント＞

エクセルはカスタマイズ性が高いが、更新や管理が手間
繰り返し調整が必要な業務ではツール利用が◎
社内限定の調整なら、簡易的なエクセル表も有効

配配メールBridgeを活用した日程調整の自動化

人手での調整に限界を感じたら、配配メールBridgeのような自動化ツールの導入を検討する価値があります。メール配信から日程決定、カレンダー登録までを一気通貫で処理できるこのツールは、営業活動やカスタマー対応の現場で大きな成果を発揮します。

配配メールBridgeとは？基本機能と導入メリット

配配メールBridgeは、単なるメール配信システムにとどまらず、見込み顧客との日程調整を自動化する機能が充実しています。例えば、以下のような機能があります。

顧客リストをもとにしたセグメント配信で、必要な情報だけを対象に送信
アポ打診メールの送信から返信確認、日程の確定までを一括管理
問い合わせフォームや予約ページの作成も可能で、見込み顧客の導線をスムーズに整備

導入のメリットは、「工数削減」と「機会損失の防止」に尽きます。営業が本来注力すべき商談の中身に時間を使えるようになります。

活用事例はこちら　商談獲得単価は従来の1/2に

ステップメールでアポを打診する流れ

配配メールBridgeを使用して、以下のようなプロセスで日程調整をすすめられます。

初回アプローチメールで打診
数日後に未返信者にリマインドを自動送信
応答があれば候補時間を案内
相手が選択すれば、カレンダーに自動反映

この一連の流れをあらかじめ設定しておけば、手動での追跡や送信の手間がほぼゼロになります。相手の反応に合わせて自動的に適切なタイミングで送信できるのも大きな特徴です。

クリック・開封データを元に送信タイミングを最適化

配配メールBridgeは、配信結果のデータ活用も非常に優れています。具体的には過去の配信履歴から「どの時間帯に開封されやすいか」を自動分析可能です。

顧客ごとに異なる“最適な配信時間”をAIが判断
商談につながる確率が高い時間帯に自動で送信されるよう最適化可能

これにより、単に送って終わりではなく、開封・反応されやすい“勝ちパターン”を蓄積し続けることができます。

複数候補の提示・カレンダー連携による自動調整

例えば営業活動で複数の見込み顧客に打診する場合、URLひとつで候補日時を提示し、相手がクリックで選ぶだけという仕組みが有効です。選ばれた日程は自動でGoogleカレンダーに登録され、入力ミスやダブルブッキングの心配もありません。

複数人調整や高頻度でのアポ取りが必要な環境では、この自動化は強力です。

適切な時間帯の日程調整をする際の注意点

日程調整では、相手に失礼のないよう配慮が必要です。ここでは、よくあるトラブルとその回避策を紹介します。

相手の勤務時間に配慮した時間帯を複数設定する

日程調整では、相手の働き方や勤務体系を尊重することが基本です。特に深夜や早朝、休日といった非常識な時間帯への打診はマナー違反と受け取られる可能性もあるため注意が必要です。相手の勤務時間に合わせた複数の候補を提示することが、円滑な調整につながります。

例えば、社外の相手には「午前／午後」といった幅のある提案が無難です。また、フレックス勤務やリモートワークが普及する中、画一的な時間帯ではなく、相手の柔軟な働き方に合わせる意識も重要です

カレンダー管理術でダブルブッキングを避ける

複数の案件や予定を抱える中で、意図せず予定が重なってしまうダブルブッキングは大きなトラブルの原因になります。それを防ぐには、カレンダー上で「仮予定」「確定予定」を明確に区別する管理術が有効です。

さらに、予定を1つのカレンダーに集約することで全体の見通しが立てやすくなり、ミスが減ります。リマインダー機能を活用すれば、うっかり忘れによる欠席なども未然に防げます。

調整が難しい」と言われた時のスマートな対処法

相手から「調整が難しい」と伝えられた場合でも、柔軟な姿勢と工夫次第で調整を前進させることは可能です。

まず、代替候補を複数提示するのが基本となります。さらに、「終日可能」や「15分単位での調整可」など、相手の都合に合わせやすい提案をすると好印象です。「ご都合の良い日時があればご教示下さい」といった言い回しで判断を委ねると、相手に無理をさせずに済みます。

返信がない相手へのリマインド・フォロー例

日程調整の連絡を送った後、返信がないまま時間が経過することも少なくありません。その場合でも、相手を責めず、あくまで丁寧にフォローする姿勢が大切です。

「ご確認のお願いです」などの文面で再送し、一定期間を空けてリマインドするのが効果的です。また、件名や本文の文言を変えることで、見落としを防ぎつつ、相手の目に留まりやすくする工夫もポイントです。

日程調整の時間帯に合わせた文例・テンプレート集

日程調整は、相手への配慮と自分の意向をうまく伝えるコミュニケーションのひとつです。特に、メールやチャットでのやりとりでは、文面次第で印象が大きく変わります。

本記事では、時間帯ごとの候補提示方法や、「いつでも大丈夫」と伝える際の注意点、LINEでのカジュアルな調整例、さらには面接・会議・打ち合わせなど目的別のテンプレートまで、具体的に紹介していきます。

メールで使える候補提示パターン

調整相手が複数いたり、距離があったりする場合、メールでのやりとりは非常に重要です。以下に時間帯別・ケース別の文例を紹介します。

＜午前中の候補を提示する場合＞

午前中でしたら、〇月〇日（火）10:00〜12:00の間でご都合いかがでしょうか？

「午前中」の希望を具体的な時間帯で示すことで、相手が判断しやすくなります。

＜「午後希望」と言われた場合の返答例＞

午後ご希望とのこと、ありがとうございます。
以下の時間帯でいかがでしょうか？

・〇月〇日（水）14:00〜16:00
・〇月〇日（木）13:30〜15:00

希望に配慮しつつ、複数の選択肢を提示するのがポイントです。

＜終日可能な場合の文面と注意点＞

〇月〇日（金）は終日対応可能です。ご都合の良い時間帯をご指定いただけますと幸いです。

ただし、日程調整の時間帯を決める際、終日空いていると伝えると相手に「好きなように選べる」と感じてもらえるものの、いつにすれば良いのかと逆に負担をかけてしまう場合もあります。できれば「午前〜夕方頃まで対応可能です」といった範囲を示すのが無難です。

「いつでも大丈夫」と言いたい時の注意点と表現例

「いつでもいいですよ」と伝えるつもりが、相手に「丸投げされた」と感じさせてしまうことがあります。そうならないための言い回しは以下の通りです。

基本的には〇月〇日以外は調整可能です。もしご希望の日時があれば、ご教示いただけますと助かります。

「いつでも」の柔軟性を伝えつつ、相手の意向も自然に引き出せる形です。

＜いつでも大丈夫な場合に使えるその他の表現パターン＞

「比較的自由に動ける状況ですので、候補日をいくつかいただけますでしょうか？」
「特に予定が入っていないため、相手方のご都合に合わせられます」　など

LINEでの日程調整例（カジュアルとビジネスの使い分け）

LINEは手軽さゆえに文面のトーンが重要です。社内外での使い分けを意識しましょう。

＜社内向けカジュアル例（同僚）＞

〇日（火）の午前中とか空いてたりする？打ち合わせしたいんだけど。

関係性が近ければ、このくらいフランクでも問題ありません。

＜社外向けビジネス例（取引先）＞

日程の件ですが、〇月〇日（火）午後でご都合いかがでしょうか？
他にも候補がありましたらご提示いただけますと幸いです。

＜LINE Businessアカウントを使ったケース＞

LINE公式アカウントでやりとりする場合、通知や自動返信も含め、定型文の整備がカギになります。

【ご案内】
〇〇との日程調整のご連絡です。
以下よりご希望日時をご返信下さい。
（例：8/20（月）午後14:00以降）

候補が複数ある場合は、複数ご記載いただいて構いません。

面接・会議・打ち合わせ目的別テンプレート

最後に、目的別のテンプレートを紹介します。場面ごとに求められるトーンと情報量が異なるため、適切に使い分けましょう。

＜面接向けテンプレート（丁寧な敬語）＞

面接の候補日時について、以下の通りご提案申し上げます。
・〇月〇日（火）10:00〜11:00
・〇月〇日（水）13:00〜14:00

上記の中でご都合がつく日時がございましたらご返信いただけますと幸いです。

＜会議向けテンプレート＞

以下の候補で定例会議を設定したいと考えています。
・〇月〇日（木）9:30〜10:30
・〇月〇日（金）10:00〜11:00

ご都合の良い日時をご返信下さい。可能な限り調整いたします。

＜打ち合わせ向けテンプレート＞

軽く打ち合わせできればと思っています。
〇月〇日（火）午後などいかがでしょうか？

他にご都合の良い時間があればご提案下さい。

海外メンバーとの調整に必要なタイムゾーン対応

グローバルなチーム運営が当たり前になった今、日程調整には「タイムゾーン対応」という一手間が欠かせません。時差を意識しないまま予定を組んでしまうと、相手の真夜中に通知が飛んだり、会議に参加できなかったりと、トラブルの原因になります。

そこで、タイムゾーンを考慮した調整のポイントと、実際に使えるツール、英語でのメール例文などを詳しく紹介します。

タイムゾーンを考慮したスケジュール調整の必要性

海外メンバーとの調整でありがちな失敗のひとつが「日本時間でしか考えていない」ことです。

例えば、日本で朝10時に設定した会議が、相手にとっては深夜2時だったということも。これは単なるミスではなく、信頼にも影響する重要な問題です。

特に社内の海外拠点と会議をする際は、「双方の重なり時間帯」を意識する必要があります。例えば、ロサンゼルスと東京なら、東京の早朝またはロスの夕方が現実的な範囲。こうした重なりの時間帯を見つけ、どちらかに無理をさせ過ぎないバランスが大切です。

タイムゾーン変換ツールの使い方と注意点

時差を考慮するには、タイムゾーン変換ツールの活用が不可欠です。主に以下の2つが便利です。

World Time Buddy
複数都市の時間を一目で比較でき、相手の時間帯に合わせて候補時間を探すのに適しています。共有用リンクも生成できるので、相手に確認してもらうのも簡単です。
Time Zone Converter（timeanddate.com）
特定の日付・時刻を複数の地域の時間で表示してくれるシンプルなツールで、「この時間は、あなたの現地時間では◯時です」という確認に最適です。

＜注意点＞

送るリンクは「相手側の時間で表示される設定」にしてから共有すること
サマータイム（DST）の影響を確認し、特に春・秋の時期は念入りにチェックすること

英語での調整メール例文と表現のコツ

英語での日程調整は、丁寧かつ明確な表現が求められます。難しい言い回しは不要。シンプルかつ礼儀正しく伝えることが重要です。

＜具体例＞

“Please let me know your availability.”
（ご都合の良い時間を教えて下さい）

“Would any of the following times work for you?”
（以下の時間帯の中でご都合の良いものはありますか？）

＜候補提示の例（日本時間・現地時間を併記）＞

How about the following options?

・August 20th (Tue) 10:00–11:00 JST / August 19th (Mon) 18:00–19:00 PST
・August 21st (Wed) 14:00–15:00 JST / August 20th (Tue) 22:00–23:00 PST

日本時間と相手側の現地時間をセットで書くと、確認ミスを防げます。

＜トーンのポイント＞

複雑な文法より、簡潔でストレートな表現が効果的です。相手の時間に配慮する一言を添えると印象が良くなります

“I hope these times are not too late for you.”